Offices and Paperwork
French Basic Conversation 4
Chapter 4 · Offices & Paperwork: Forms, Official Letters & Authorities
📋 Offices & Paperwork — Les démarches administratives
French administration has a reputation for paperwork, and knowing the words makes it much easier. This chapter covers the town hall, the prefecture, forms, official letters and following up on a file. The new grammar is the relative pronoun dont (le formulaire dont j'ai besoin, "the form I need") and the passive voice (Votre dossier a été traité, "Your file has been processed"). Use vous with every official; the last dialog is between friends.
① At the Town Hall — À la mairie
A:
Bonjour, je voudrais inscrire mon fils à l'école du quartier.
Hello, I'd like to enrol my son at the local school.
B:
Très bien. Quel âge a-t-il ?
Very good. How old is he?
A:
Il a six ans. Quels documents faut-il apporter ?
He's six. Which documents do I need to bring?
B:
Il faut son acte de naissance, un justificatif de domicile et une pièce d'identité. Voici aussi le formulaire dont vous avez besoin.
You need his birth certificate, proof of address and an ID document. Here is also the form you need.
A:
Je le remplis maintenant ?
Shall I fill it in now?
B:
Oui. Votre dossier sera traité dans une semaine, et vous recevrez un courrier.
Yes. Your file will be processed within a week, and you'll receive a letter.
A:
Merci beaucoup.
Thank you very much.
② At the Prefecture — À la préfecture
A:
Bonjour, j'ai rendez-vous pour renouveler mon titre de séjour.
Hello, I have an appointment to renew my residence permit.
B:
Vous avez apporté votre dossier ?
Have you brought your file?
A:
Oui. Voici mon passeport, trois photos d'identité et un justificatif de domicile.
Yes. Here is my passport, three passport photos and proof of address.
B:
Il manque un document : l'attestation dont je vous ai parlé au téléphone.
A document is missing: the certificate I told you about on the phone.
A:
Ah oui, c'est dans ma voiture. Je reviens tout de suite.
Oh yes, it's in my car. I'll be right back.
B:
Pas de problème. Votre demande sera enregistrée aujourd'hui, et vous serez informé par courrier dans quelques semaines.
No problem. Your application will be registered today, and you'll be informed by post in a few weeks.
A:
Merci, je reviens avec l'attestation.
Thank you, I'll be back with the certificate.
③ At the Police Station — Au commissariat
A:
Bonjour, on m'a volé mon portefeuille ce matin.
Hello, my wallet was stolen this morning.
B:
Avec quels documents à l'intérieur ?
With which documents inside?
A:
Ma carte d'identité, mon permis et ma carte bancaire.
My ID card, my licence and my bank card.
B:
Il faut faire opposition à la carte bancaire tout de suite.
You must block the bank card straight away.
A:
C'est déjà fait. La banque a été prévenue ce matin.
That's already done. The bank was told this morning.
B:
Très bien. Votre déclaration sera enregistrée, et voici le papier dont vous avez besoin pour votre assurance. Pour la carte d'identité, vous devez faire une nouvelle demande à la mairie.
Very good. Your report will be registered, and here is the paper you need for your insurance. For the ID card, you must make a new application at the town hall.
A:
Merci, c'est très clair.
Thank you, that's very clear.
④ Following Up on a File — Au téléphone
A:
Bonjour, j'appelle au sujet de mon dossier. Il a été déposé il y a trois semaines.
Hello, I'm calling about my file. It was submitted three weeks ago.
B:
Quel est votre nom, s'il vous plaît ?
What is your name, please?
A:
Martin, Claire Martin.
Martin, Claire Martin.
B:
Je regarde… Votre dossier a été reçu, mais il n'a pas encore été traité.
I'm looking… Your file has been received, but it hasn't been processed yet.
A:
Il y a un problème ?
Is there a problem?
B:
Non, mais beaucoup de dossiers sont traités en ce moment. Comptez deux semaines de plus.
No, but a lot of files are being processed at the moment. Allow two more weeks.
A:
D'accord, merci. Je serai informée par e-mail ?
All right, thank you. Will I be informed by email?
⑤ Writing an Official Letter — Une lettre officielle
A:
Je dois écrire une lettre à la préfecture. Comment commencer ?
I have to write a letter to the prefecture. How do I begin?
B:
Écrivez « Madame, Monsieur », puis expliquez votre demande.
Write "Madame, Monsieur", then explain your request.
A:
Et pour finir ?
And to finish?
B:
Vous écrivez : « Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. »
You write: "Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées" (a formal "yours faithfully").
A:
C'est très long ! On ne peut pas écrire « Cordialement » ?
That's very long! Can't we write "Cordialement"?
B:
Pour une administration, il vaut mieux garder la formule complète.
For an authority, it's better to keep the full formula.
A:
Merci pour l'aide. J'écris la lettre ce soir.
Thanks for the help. I'll write the letter tonight.
⑥ Helping a Friend — Les impôts
A:
J'ai une montagne de papiers à remplir. Tu peux m'aider ?
I have a mountain of paperwork to fill in. Can you help me?
B:
Bien sûr. C'est quoi, comme papiers ?
Of course. What sort of papers are they?
A:
C'est la déclaration d'impôts. Voilà le formulaire dont je t'ai parlé.
It's the tax return. Here's the form I told you about.
B:
Tu as tous les documents dont tu as besoin ?
Do you have all the documents you need?
A:
Presque. Il manque un papier.
Nearly. One paper is missing.
B:
Pas de panique. Tout est fait en ligne maintenant, et la déclaration est envoyée en quelques minutes.
Don't panic. Everything is done online now, and the return is sent in a few minutes.
A:
Génial, merci ! Je t'offre un café après.
Great, thanks! I'll buy you a coffee afterwards.
🗝️ Key Phrases at a Glance — Phrases clés
| Situation | Polite (vous) | Say it | Informal (tu) |
|---|---|---|---|
| Asking what to bring | Quels documents faut-il apporter ? | kel do-kü-MÃ foh-TEEL ah-por-TAY | Il faut apporter quoi ? |
| Making an appointment | Je voudrais prendre rendez-vous. | zhuh voo-DRAY PRÃ-druh rã-day-VOO | Je prends rendez-vous. |
| Finding the form | Où puis-je trouver le formulaire ? | oo pwee-zhuh troo-VAY luh for-mü-LAIR | Il est où, le formulaire ? |
| Asking about a file | Mon dossier a-t-il été traité ? | mõ doh-SYAY ah-teel ay-TAY treh-TAY | Mon dossier est traité ? |
| Starting a letter | Je vous écris pour demander… | zhuh voo zay-KREE poor duh-mã-DAY | — |
| Ending a formal letter | Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. | vuh-yay ah-gray-AY, mah-DAM, muh-SYUH, leks-pray-SYÕ duh may sah-lü-tah-SYÕ dees-tẼ-GAY | — |
🔗 Dont — "Of which, whose, that … about"
You know qui, que and où from French Basic Conversation 3 4. Dont replaces de + a noun. Use it when the verb or expression in the relative clause takes de: avoir besoin de (le formulaire dont j'ai besoin), parler de (la personne dont je parle). The order after dont is subject + verb, and dont is never shortened.
| Pronoun | Replaces | Example |
|---|---|---|
| qui | the subject | L'employé qui m'a aidé était très gentil. |
| que | the direct object | Le formulaire que j'ai rempli est ici. |
| où | a place or time | Le bureau où je travaille est fermé. |
| dont | de + noun | Le formulaire dont j'ai besoin est ici. |
Verbs and expressions that give you dont
| Verb / expression | Example with dont |
|---|---|
| avoir besoin de | Voici le document dont vous avez besoin. |
| parler de | C'est l'attestation dont je vous ai parlé. |
| s'occuper de | Voici la demande dont je m'occupe. |
| se servir de | Voici le stylo dont je me sers. |
| se souvenir de | Voilà le nom dont je me souviens. |
| de + possession ("whose") | La dame dont le dossier est perdu attend au guichet. |
Test: que or dont?
Ask which preposition the verb takes. Remplir takes no preposition (je remplis le formulaire), so le formulaire que j'ai rempli. Avoir besoin takes de (j'ai besoin du formulaire), so le formulaire dont j'ai besoin. Do not repeat the de afterwards: le formulaire dont j'ai besoin de is wrong. For "whose", dont is followed by le / la / les + noun: la dame dont le dossier est perdu.
📨 The Passive — La voix passive
In the passive, the thing that receives the action becomes the subject: Le dossier est traité ("The file is processed"). It is formed with être + past participle, and the participle agrees with the subject like any verb with être. The tense of the passive is the tense of être.
| Tense of être | Example | English |
|---|---|---|
| present | Votre dossier est traité. | Your file is being processed. |
| passé composé | Votre dossier a été traité. | Your file has been processed. |
| future | Votre dossier sera traité demain. | Your file will be processed tomorrow. |
| imparfait | Le guichet était fermé. | The counter was closed. |
| negative | La demande n'a pas encore été traitée. | The application hasn't been processed yet. |
| with the agent (par) | La lettre a été signée par le maire. | The letter was signed by the mayor. |
| Subject | Participle | Example |
|---|---|---|
| masculine singular | reçu | Le dossier a été reçu. |
| feminine singular | reçue | La demande a été reçue. |
| masculine plural | reçus | Les documents ont été reçus. |
| feminine plural | reçues | Les photos ont été reçues. |
French prefers "on"
When nobody needs to be named, spoken French often avoids the passive and uses on: On a reçu votre demande is more natural than Votre demande a été reçue. The passive is common in official language (letters, notices, news). Note also that you can only make a passive from a direct object: "I was sent a letter" cannot be J'ai été envoyé une lettre; French says On m'a envoyé une lettre.
✉️ Formal Letter Formulas — Les formules
| Part of the letter | French |
|---|---|
| Opening (unknown person) | Madame, Monsieur, |
| Reason for writing | Je vous écris pour demander… / Je me permets de vous contacter au sujet de… |
| Request | Je vous prie de bien vouloir m'envoyer… |
| Enclosures | Pièces jointes : une copie de mon passeport |
| Closing (formal) | Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. |
| Closing (less formal) | Cordialement, |
📑 Three Verbs for Paperwork — Trois verbes
| Who | remplir (to fill in) | Say it | recevoir (to receive) | Say it | obtenir (to obtain) | Say it |
|---|---|---|---|---|---|---|
| je | je remplis | zhuh rã-PLEE | je reçois | zhuh ruh-SWAH | j'obtiens | zhob-TYẼ |
| tu | tu remplis | tü rã-PLEE | tu reçois | tü ruh-SWAH | tu obtiens | tü ob-TYẼ |
| il / elle | il remplit | eel rã-PLEE | il reçoit | eel ruh-SWAH | il obtient | eel ob-TYẼ |
| nous | nous remplissons | noo rã-plee-SÕ | nous recevons | noo ruh-suh-VÕ | nous obtenons | noo zob-tuh-NÕ |
| vous | vous remplissez | voo rã-plee-SAY | vous recevez | voo ruh-suh-VAY | vous obtenez | voo zob-tuh-NAY |
| ils / elles | ils remplissent | eel rã-PLEES | ils reçoivent | eel ruh-SWAHV | ils obtiennent | eel zob-TYEN |
The past participles are rempli, reçu and obtenu. In reçois and reçu the cedilla (ç) keeps the c soft before o and u.
📖 Lecture — Thomas et les papiers
Read the text aloud, then say whether each statement is vrai or faux.
Quand Thomas a déménagé à Bordeaux, il a découvert que la vie en France demande beaucoup de papiers. À la mairie, on lui a expliqué quels documents étaient nécessaires. Il a rempli un formulaire, il a apporté un justificatif de domicile et sa demande a été enregistrée. Deux semaines plus tard, il a reçu un courrier : son dossier a été accepté. Mais un autre document, dont il avait besoin pour la banque, n'était pas prêt. Thomas a dû retourner trois fois au guichet. La troisième fois, l'employée, dont le sourire l'a surpris, lui a dit : « Votre attestation a enfin été signée ! » Thomas a rangé tous ses papiers dans un classeur. « La prochaine fois, je ferai une liste des documents dont j'ai besoin ! » a-t-il dit.
When Thomas moved to Bordeaux, he discovered that life in France needs a lot of paperwork. At the town hall, they explained to him which documents were necessary. He filled in a form, brought proof of address, and his application was registered. Two weeks later he received a letter: his file had been accepted. But another document, which he needed for the bank, wasn't ready. Thomas had to go back to the counter three times. The third time, the clerk, whose smile surprised him, said: "Your certificate has finally been signed!" Thomas put all his papers in a folder. "Next time I'll make a list of the documents I need!" he said.
Word list: le guichet counter · l'employée (f.) clerk · le sourire smile · surprendre to surprise · ranger to put away · le classeur folder · enfin finally
1. Thomas a déménagé à Bordeaux. Vrai ou faux ?
Show answer
Vrai.
2. Sa demande a été refusée. Vrai ou faux ?
Show answer
Faux. Sa demande a été enregistrée, et son dossier a été accepté.
3. Il a dû retourner trois fois au guichet. Vrai ou faux ?
Show answer
Vrai.
4. Thomas a perdu tous ses papiers. Vrai ou faux ?
Show answer
Faux. Il les a rangés dans un classeur.
📖 Vocabulary — Vocabulaire
20 key words and phrases from this chapter. Nouns are listed with their article.
| # | French | Say it | English | Type | Note |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | la mairie | lah meh-REE | town hall | noun, f. | le maire = the mayor |
| 2 | la préfecture | lah pray-fek-TÜR | prefecture (regional state office) | noun, f. | handles residence permits |
| 3 | le formulaire | luh for-mü-LAIR | form | noun, m. | remplir un formulaire |
| 4 | le dossier | luh doh-SYAY | file, case | noun, m. | déposer un dossier |
| 5 | la demande | lah duh-MÃD | application, request | noun, f. | faire une demande |
| 6 | le justificatif de domicile | luh zhüs-tee-fee-kah-TEEF duh do-mee-SEEL | proof of address | noun, m. | often a recent bill |
| 7 | la pièce d'identité | lah PYES dee-dã-tee-TAY | ID document | noun, f. | passport or ID card |
| 8 | le guichet | luh gee-SHEH | counter, service window | noun, m. | faire la queue au guichet |
| 9 | l'attestation | lah-tes-tah-SYÕ | certificate, written statement | noun, f. | une attestation signée |
| 10 | le courrier | luh koo-RYAY | post, letter | noun, m. | par courrier = by post |
| 11 | remplir | rã-PLEER | to fill in | verb | j'ai rempli |
| 12 | recevoir | ruh-suh-VWAHR | to receive | verb | j'ai reçu |
| 13 | obtenir | ob-tuh-NEER | to obtain, get | verb | j'ai obtenu |
| 14 | déposer | day-po-ZAY | to submit, hand in | verb | déposer un dossier |
| 15 | traiter | treh-TAY | to process, deal with | verb | dossier traité |
| 16 | signer | see-NYAY | to sign | verb | signer la lettre |
| 17 | nécessaire | nay-seh-SAIR | necessary | adj | same for m. and f. |
| 18 | dont | DÕ | of which, whose | pronoun | replaces de + noun |
| 19 | par | PAR | by (the agent) | preposition | signé par le maire |
| 20 | Veuillez agréer… | vuh-yay ah-gray-AY | Yours faithfully (formal) | phrase | closing of a formal letter |
Culture — The French and paperwork
French offices often ask for original documents and for several copies, so bring more than you think you need, and check the list online first. A justificatif de domicile is usually a recent utility bill, a rent receipt or something similar. Many procedures can now be done online through official websites, but an appointment (un rendez-vous) at the town hall or prefecture is still common. Queues are part of life, and a polite Bonjour at the counter helps.
Register — Formal writing
Official letters use the long closing formula (Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées), and the greeting Madame, Monsieur, when you don't know the name. The closing mirrors the opening: if you know the person you may write Madame la Directrice and repeat it in the closing. In email to a company, Cordialement is normal, and it is also fine at work. Never use tu with an official.
Real French Tip — "La paperasse"
La paperasse is an informal word for pointless paperwork or "red tape": Je suis noyé dans la paperasse ("I'm drowning in paperwork"). A related expression is faire des démarches ("to go through the formalities"), used for any official procedure: J'ai des démarches à faire à la mairie. And when someone says Ça prend du temps, it often means the file will be slow.
✍️ Try It Yourself — Exercices
Say each answer out loud first, then click to check.
1. Join with dont: "Voici le formulaire. J'ai besoin de ce formulaire." · "C'est la personne. Je t'ai parlé de cette personne."
Show answer
Voici le formulaire dont j'ai besoin. · C'est la personne dont je t'ai parlé.
2. Qui, que, où or dont? "Le document ____ vous avez besoin" · "Le formulaire ____ j'ai rempli" · "Le bureau ____ je travaille" · "L'employé ____ m'a aidé"
Show answer
dont · que · où · qui
3. Put into the passive: "On traite votre dossier." · "On a reçu votre demande." · "On enregistrera vos documents."
Show answer
Votre dossier est traité. · Votre demande a été reçue. · Vos documents seront enregistrés.
4. Say "Your application hasn't been processed yet" and "The letter was signed by the mayor".
Show answer
Votre demande n'a pas encore été traitée. · La lettre a été signée par le maire.
5. Write the opening and the formal closing of a letter to the prefecture.
Show answer
Madame, Monsieur, … Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
6. Correct the mistake: Le formulaire dont j'ai besoin de est ici. and Votre demande a été reçu.
Show answer
Le formulaire dont j'ai besoin est ici. (dont already stands for de, so don't repeat it.) · Votre demande a été reçue. (the participle agrees with la demande, feminine.)