At Work
French Basic Conversation 3
Chapter 6 · At Work: Meetings, Emails & Colleagues
🏢 At Work: Meetings, Emails & Colleagues — Au bureau
At work you ask many questions and make many polite requests, and French has three levels of question, from casual to formal. This chapter gives you all three, with the formal inversion (À quelle heure commence-t-elle ?), the full set of question words, and the polite request Pourriez-vous … ? You will also learn how to open and close an email. Use vous with colleagues you do not know well and with your manager; the last dialog is a relaxed chat between colleagues who use tu.
① A New Colleague — Un nouveau collègue
A:
Bonjour, je suis le nouveau collègue. Je m'appelle Paul Durand.
Hello, I'm the new colleague. My name is Paul Durand.
B:
Bienvenue ! Je m'appelle Claire Martin. Voici votre bureau.
Welcome! I'm Claire Martin. Here is your desk.
A:
Merci. Où se trouve la salle de réunion ?
Thank you. Where is the meeting room?
B:
Au premier étage, à gauche. Voulez-vous un café ?
On the first floor, on the left. Would you like a coffee?
A:
Volontiers, merci. Quand le chef arrive-t-il ?
Gladly, thank you. When does the boss arrive?
B:
Vers neuf heures et demie. Il vous présentera à l'équipe.
Around nine thirty. He'll introduce you to the team.
Hard words: collègue ko-LEG · bureau bü-ROH · réunion ray-ü-NYÕ · volontiers vo-lõ-TYAY · présentera pray-zã-tuh-RAH
② Arranging a Meeting — Organiser une réunion
B:
Pourriez-vous participer à la réunion de jeudi ?
Could you take part in Thursday's meeting?
A:
Oui, bien sûr. À quelle heure commence-t-elle ?
Yes, of course. What time does it start?
B:
À dix heures, dans la salle B.
At ten, in room B.
A:
Combien de personnes seront présentes ?
How many people will be there?
B:
Huit, je pense. Pourquoi demandez-vous cela ?
Eight, I think. Why do you ask?
A:
Pour préparer assez de copies du dossier.
To prepare enough copies of the file.
Hard words: participer par-tee-see-PAY · jeudi zhuh-DEE · personnes per-SON · préparer pray-pah-RAY · dossier do-SYAY
③ In the Meeting — Pendant la réunion
B:
Bonjour à tous. Qui prend les notes aujourd'hui ?
Hello everyone. Who's taking the notes today?
A:
Je les prends, si vous voulez.
I'll take them, if you like.
B:
Merci. Quel est l'objet de cette réunion ? Le budget, bien sûr.
Thank you. What is the subject of this meeting? The budget, of course.
A:
Excusez-moi, pourriez-vous répéter, s'il vous plaît ?
Excuse me, could you repeat that, please?
B:
Bien sûr. Nous devons réduire les dépenses de dix pour cent.
Of course. We have to cut spending by ten per cent.
Hard words: notes NOT · objet ob-ZHEH · répéter ray-pay-TAY · réduire ray-DWEER · dépenses day-PÃS
④ A Phone Call to the Boss's Office — Le chef est-il là ?
A:
Bonjour, Monsieur Leroy est-il disponible ?
Hello, is Mr Leroy available?
B:
Non, il est en réunion jusqu'à midi.
No, he's in a meeting until noon.
A:
Pourriez-vous lui dire que j'ai appelé ?
Could you tell him that I called?
B:
Bien sûr. Quel est votre nom, s'il vous plaît ?
Of course. What is your name, please?
A:
Paul Durand, du service comptabilité. C'est urgent.
Paul Durand, from the accounts department. It's urgent.
B:
Je lui transmets le message dès qu'il sort.
I'll pass him the message as soon as he comes out.
Hard words: disponible dees-po-NEE-bluh · midi mee-DEE · comptabilité kõ-tah-bee-lee-TAY · urgent ür-ZHÃ · transmets trãs-MEH
⑤ Writing an Email — Rédiger un e-mail
A:
Je dois écrire à un client. Comment commence-t-on un e-mail ?
I have to write to a client. How do you start an email?
B:
Écrivez « Bonjour Madame » ou « Bonjour Monsieur », puis « Je vous écris au sujet de… »
Write "Hello Madam" or "Hello Sir", then "I am writing to you about…"
A:
Et pour finir, qu'est-ce que j'écris ?
And to finish, what do I write?
B:
« Cordialement » est parfait. Pourriez-vous mettre le rapport en pièce jointe ?
"Kind regards" is perfect. Could you attach the report?
A:
Oui, je l'ajoute. Et où est le numéro de téléphone du client ?
Yes, I'll add it. And where is the client's phone number?
B:
Il est dans le dossier bleu, sur mon bureau.
It's in the blue file on my desk.
Hard words: rédiger ray-dee-ZHAY · client klee-Ã · cordialement kor-dyal-MÃ · pièce jointe PYES ZHWẼT · ajoute ah-ZHOOT
⑥ Coffee-Break Chat — Entre collègues
A:
Tu as reçu l'e-mail du chef ?
Did you get the boss's email?
B:
Oui ! La réunion est avancée à neuf heures.
Yes! The meeting has been moved earlier, to nine.
A:
Quoi ? Où est-ce qu'on se retrouve ?
What? Where do we meet?
B:
Dans la salle B, comme d'habitude. Tu viens avec moi ?
In room B, as usual. Are you coming with me?
A:
Oui, je finis ce dossier d'abord. Je te rejoins dans cinq minutes.
Yes, I'll finish this file first. I'll join you in five minutes.
Hard words: reçu ruh-SÜ · avancée ah-vã-SAY · habitude ah-bee-TÜD · rejoins ruh-ZHWẼ
🗝️ Key Phrases at a Glance — Phrases clés
| Situation | Polite (vous) | Informal (friends) |
|---|---|---|
| Polite request | Pourriez-vous m'envoyer le rapport ? | Tu peux m'envoyer le rapport ? |
| Asking for repetition | Pourriez-vous répéter, s'il vous plaît ? | Tu peux répéter ? |
| Asking when | À quelle heure commence la réunion ? | La réunion commence quand ? |
| Asking where | Où se trouve la salle de réunion ? | Où est-ce que c'est, la salle ? |
| Email opening | Bonjour Madame, / Monsieur, | Salut Claire, |
| Email closing | Cordialement, / Bien cordialement, | À bientôt, / Bonne journée, |
| Attachments | Vous trouverez ci-joint le rapport. | Je te mets le rapport en pièce jointe. |
❓ Three Ways to Ask a Question — Trois façons de poser une question
French questions come in three levels of formality. They mean the same thing, but the choice tells your listener how formal you are being. In writing and at work, the formal one (inversion: the verb comes before the subject, joined by a hyphen) is common:
| Level | Form | Example |
|---|---|---|
| informal | statement + rising voice, or the question word at the end | Tu viens ? · La réunion commence quand ? |
| neutral | est-ce que + statement | Est-ce que vous venez ? · Où est-ce que vous travaillez ? |
| formal | inversion: verb + hyphen + subject pronoun | Venez-vous ? · Où travaillez-vous ? |
The question words
| Word | Meaning | Neutral | Formal |
|---|---|---|---|
| où | where | Où est-ce que vous habitez ? | Où habitez-vous ? |
| quand | when | Quand est-ce que la réunion commence ? | Quand commence la réunion ? |
| à quelle heure | at what time | À quelle heure est-ce qu'elle commence ? | À quelle heure commence-t-elle ? |
| comment | how | Comment est-ce que vous allez ? | Comment allez-vous ? |
| pourquoi | why | Pourquoi est-ce que vous demandez ça ? | Pourquoi demandez-vous cela ? |
| combien (de) | how much / many | Combien de personnes est-ce qu'il y a ? | Combien de personnes y a-t-il ? |
| qui | who | Qui est-ce que vous cherchez ? | Qui cherchez-vous ? |
| quel / quelle | which, what | Quel est l'objet de la réunion ? | Quel est le sujet ? |
| que / qu'est-ce que | what | Qu'est-ce que vous faites ? | Que faites-vous ? |
How inversion works
1. With a pronoun subject, swap and add a hyphen: vous venez → venez-vous ? 2. If the verb ends in a vowel and the pronoun is il / elle / on, add -t- for ease of speaking: Parle-t-il anglais ? A-t-elle un rendez-vous ? 3. With a noun subject, keep the noun first and add the pronoun after the verb: Le chef arrive-t-il ? La réunion commence-t-elle à dix heures ? 4. Je is rarely inverted in speech; people use est-ce que je … instead (Est-ce que je peux entrer ?).
Do not mix est-ce que with inversion
Choose one device per question: Où est-ce que vous travaillez ? or Où travaillez-vous ? A sentence such as Où est-ce que travaillez-vous ? is wrong. Also remember that in a reported question there is no inversion at all; you will meet that in French Basic Conversation 3 8.
🙏 Polite Requests — Pourriez-vous … ?
Pouvez-vous … ? is a fine polite request, and Pourriez-vous … ? ("Could you …?") is a notch more polite and very common at work. Learn it as a set phrase for now; the conditional is explained in French Basic Conversation 3 10. Both are followed by an infinitive.
| French | English |
|---|---|
| Pourriez-vous m'envoyer le dossier ? | Could you send me the file? |
| Pourriez-vous répéter, s'il vous plaît ? | Could you repeat that, please? |
| Pourriez-vous me rappeler demain ? | Could you call me back tomorrow? |
| Pouvez-vous participer à la réunion ? | Can you take part in the meeting? |
| Je vous remercie par avance. | Thank you in advance. |
🔧 Three Verbs You Just Used — Trois verbes
Répondre is a regular -re verb; pouvoir is irregular (French Basic Conversation 2 3); recevoir is irregular, with a cedilla (ç) before o.
| Who | répondre (to reply) | Say it | pouvoir (can, to be able) | Say it | recevoir (to receive) | Say it |
|---|---|---|---|---|---|---|
| je | je réponds | zhuh ray-PÕ | je peux | zhuh PUH | je reçois | zhuh ruh-SWAH |
| tu | tu réponds | tü ray-PÕ | tu peux | tü PUH | tu reçois | tü ruh-SWAH |
| il / elle / on | il répond | eel ray-PÕ | il peut | eel PUH | il reçoit | eel ruh-SWAH |
| nous | nous répondons | noo ray-põ-DÕ | nous pouvons | noo poo-VÕ | nous recevons | noo ruh-suh-VÕ |
| vous | vous répondez | voo ray-põ-DAY | vous pouvez | voo poo-VAY | vous recevez | voo ruh-suh-VAY |
| ils / elles | ils répondent | eel ray-PÕD | ils peuvent | eel PUHV | ils reçoivent | eel ruh-SWAHV |
✉️ Emails — Les e-mails professionnels
| Part | French | English |
|---|---|---|
| subject line | Objet : réunion de jeudi | Subject: Thursday's meeting |
| opening (formal) | Bonjour Madame, / Bonjour Monsieur, / Madame, Monsieur, | Hello Madam, / Hello Sir, / Dear Sir or Madam, |
| reason | Je vous écris au sujet de … | I am writing to you about … |
| request | Pourriez-vous m'envoyer … ? | Could you send me …? |
| attachment | Vous trouverez ci-joint … / en pièce jointe | Please find attached … |
| thanks | Je vous remercie par avance. | Thank you in advance. |
| closing | Cordialement, / Bien cordialement, | Kind regards, |
📖 Lecture — Un e-mail professionnel
Read the email, then say whether each statement is vrai or faux.
Objet : Réunion de jeudi
Bonjour Madame Leroy,
Pourriez-vous m'envoyer le rapport avant jeudi ? La réunion commence à dix heures dans la salle B. Vous trouverez ci-joint l'ordre du jour.
Je vous remercie par avance.
Cordialement,
Paul Durand Subject: Thursday's meeting
Hello Mrs Leroy,
Could you send me the report before Thursday? The meeting starts at ten o'clock in room B. Please find the agenda attached.
Thank you in advance.
Kind regards,
Paul Durand
Bonjour Madame Leroy,
Pourriez-vous m'envoyer le rapport avant jeudi ? La réunion commence à dix heures dans la salle B. Vous trouverez ci-joint l'ordre du jour.
Je vous remercie par avance.
Cordialement,
Paul Durand Subject: Thursday's meeting
Hello Mrs Leroy,
Could you send me the report before Thursday? The meeting starts at ten o'clock in room B. Please find the agenda attached.
Thank you in advance.
Kind regards,
Paul Durand
Word list: le rapport report · avant before · l'ordre du jour agenda · ci-joint attached
1. Paul écrit à Madame Leroy. Vrai ou faux ?
Show answer
Vrai.
2. La réunion est mercredi. Vrai ou faux ?
Show answer
Faux. Elle est jeudi (le rapport doit arriver avant jeudi).
3. La réunion a lieu dans la salle B. Vrai ou faux ?
Show answer
Vrai.
4. Paul joint le rapport à l'e-mail. Vrai ou faux ?
Show answer
Faux. Il joint l'ordre du jour; il demande le rapport à Madame Leroy.
📖 Vocabulary — Vocabulaire
20 key words and phrases from this chapter. Nouns are listed with their article.
| # | French | Say it | English | Type | Note |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | la réunion | lah ray-ü-NYÕ | meeting | noun, f. | une salle de réunion |
| 2 | le collègue | luh ko-LEG | colleague | noun, m. | la collègue (f.) |
| 3 | le chef | luh SHEF | boss, manager | noun, m. | la cheffe / la chef (f.) |
| 4 | le bureau | luh bü-ROH | desk; office | noun, m. | au bureau |
| 5 | le dossier | luh do-SYAY | file, folder | noun, m. | un dossier urgent |
| 6 | l'ordre du jour | LOR-druh dü ZHOOR | agenda | noun, m. | of a meeting |
| 7 | le rapport | luh rah-POR | report | noun, m. | écrire un rapport |
| 8 | le client | luh klee-Ã | client, customer | noun, m. | la cliente (f.) |
| 9 | l'objet | lob-ZHEH | subject (of an email) | noun, m. | also means "object" |
| 10 | la pièce jointe | lah PYES ZHWẼT | attachment | noun, f. | en pièce jointe |
| 11 | l'e-mail | lee-MEL | noun, m. | also le mail, le courriel | |
| 12 | le service | luh sair-VEES | department | noun, m. | le service comptabilité |
| 13 | répondre | ray-PÕ-druh | to reply | verb | répondre à + person |
| 14 | recevoir | ruh-suh-VWAHR | to receive | verb | j'ai reçu |
| 15 | participer à | par-tee-see-PAY ah | to take part in | verb | à + noun |
| 16 | rappeler | rah-PLAY | to call back | verb | Rappelez-moi demain. |
| 17 | occupé / occupée | o-kü-PAY | busy | adj | Je suis occupé. |
| 18 | urgent / urgente | ür-ZHÃ / ür-ZHÃT | urgent | adj | c'est urgent |
| 19 | cordialement | kor-dyal-MÃ | kind regards | phrase | email closing |
| 20 | ci-joint | see-ZHWẼ | attached, enclosed | word | vous trouverez ci-joint |
Culture — Tu or vous at work?
The default with colleagues you do not know well, and always with a manager or client, is vous. In some companies, especially younger or international ones, colleagues use tu quickly. The safest approach is to use vous until the other person suggests otherwise (On peut se tutoyer ?). You say Madame / Monsieur + surname to people senior to you, never their first name with Madame.
Culture — Email style
Formal French emails are more ceremonial than English ones. Bonjour Madame, / Monsieur, is the usual opening, and Cordialement or Bien cordialement the usual close. Cher Monsieur exists, but Bonjour Monsieur is more usual in a modern business email. Long closing formulas, such as Je vous prie d'agréer l'expression de mes salutations distinguées, are for formal letters and important emails. Write Objet : (subject) in the subject line, with a space before the colon.
Grammar — Pourriez-vous and Pouvez-vous
Pourriez-vous comes from pouvoir and is the polite "could you". The pair Pouvez-vous / Pourriez-vous is a good example of how one extra syllable adds courtesy. With friends say Tu peux … ? or Tu pourrais … ? Both are followed by the infinitive: Pourriez-vous m'aider ? (an object pronoun goes before the infinitive, as in French Basic Conversation 3 3).
Real French Tip — Où est-ce que / Où est
With the verb être the short question is very common: Où est la salle ? Où sont les toilettes ? It is already inverted, so it needs no extra help. With other verbs, a noun subject needs either est-ce que or the pronoun repeated: Où est-ce que le chef travaille ? or Où le chef travaille-t-il ? In everyday speech people often just say Il travaille où, le chef ?
✍️ Try It Yourself — Exercices
Say each answer out loud first, then click to check.
1. Make the question formal (inversion): Vous habitez où ? · Tu parles anglais ? · Elle a un rendez-vous ?
Show answer
Où habitez-vous ? · Parles-tu anglais ? · A-t-elle un rendez-vous ?
2. Ask "What time does the meeting start?" in the formal way, with a noun subject.
Show answer
À quelle heure la réunion commence-t-elle ?
3. Say "Could you send me the report?" and "Could you repeat that, please?"
Show answer
Pourriez-vous m'envoyer le rapport ? · Pourriez-vous répéter, s'il vous plaît ?
4. Begin and end a formal email to a woman whose name you do not know.
Show answer
Bonjour Madame, … Cordialement,
5. Add -t- if needed: Parle-il anglais ? · Arrive-elle à neuf heures ? · Venez-vous demain ?
Show answer
Parle-t-il anglais ? · Arrive-t-elle à neuf heures ? · Venez-vous demain ? (no -t- after vous)
6. Correct the mistake: Où est-ce que travaillez-vous ?
Show answer
Où travaillez-vous ? or Où est-ce que vous travaillez ? Use one device, not both.