At Work

Spanish Basic Conversation 3

Chapter 6 · At Work: Meetings, Emails & Colleagues

🖥️ At Work — En el trabajo

You have the job; now you talk to colleagues, join meetings and write emails. This chapter's grammar is the present perfect (he enviado el informe, ha llegado el correo), which you have met as a ready-made phrase since Course 1 (he perdido, me han robado). In Spain it is the normal way to say what has happened recently, or today, this week, this year. You also learn the formal and informal email styles. Each dialog has a Hard words note.

💬 Six Conversations — Conversaciones

① The First Day (formal) — Mi primer día

A: Buenos días. Soy el nuevo técnico. ¿Con quién tengo que hablar? Good morning. I'm the new technician. Who do I have to speak to?

B: Con la señora Vidal, la jefa del departamento. Ya ha llegado. With Mrs Vidal, the head of department. She has already arrived.

A: Perfecto. ¿Me puede enseñar mi mesa y mi ordenador? Perfect. Can you show me my desk and my computer?

B: Por supuesto. Esta es su mesa, y el ordenador ya está configurado. Of course. This is your desk, and the computer is already set up.

A: ¿Me han dado ya una contraseña y una dirección de correo? Have they already given me a password and an email address?

B: Sí, Recursos Humanos se las ha enviado esta mañana. Yes, Human Resources sent them to you this morning.

Hard words: el departamento, la mesa (desk, table), el ordenador (computer; Spain), configurado/a (set up), la contraseña (password), Recursos Humanos (HR), ha llegado, me han dado, ha enviado (present perfect), se las ha enviado (has sent them to you; two pronouns, Basic 3 1).

② A Meeting — La reunión

A: Buenos días a todos. Vamos a empezar la reunión. ¿Ha llegado Marta? Good morning, everyone. Let's start the meeting. Has Marta arrived?

B: No, todavía no ha llegado. Ha dicho que llega en diez minutos. No, she hasn't arrived yet. She said she'll be here in ten minutes.

A: Entonces empezamos. ¿Quién ha preparado el informe de ventas? Then we'll start. Who has prepared the sales report?

B: Lo he preparado yo. Lo he enviado a todos por correo ayer. I prepared it. I sent it to everyone by email yesterday.

A: Muy bien. ¿Hay alguna pregunta antes de empezar? Very good. Are there any questions before we start?

B: Sí, una. ¿Podemos dedicar diez minutos al nuevo proyecto? Yes, one. Can we spend ten minutes on the new project?

Hard words: la reunión (meeting), todavía no (not yet), ha dicho (she has said; decir → dicho), el informe (report), las ventas (sales), lo he preparado, lo he enviado (I have prepared it, sent it), dedicar (to devote), el proyecto.

③ Writing an Email (formal) — El correo

A: ¿Cómo empiezo un correo a un cliente que no conozco? How do I start an email to a customer I don't know?

B: Con «Estimado señor García:» o «Estimada señora García:». With "Dear Mr García:" or "Dear Mrs García:".

A: ¿Y cómo explico que adjunto un documento? And how do I explain that I'm attaching a document?

B: Escribe: «Adjunto encontrará el presupuesto que me ha pedido». Write: "Attached you will find the quote you asked me for."

A: ¿Y para terminar? And to finish?

B: «Quedo a su disposición. Un cordial saludo, Sam Reid.» "I remain at your disposal. Kind regards, Sam Reid."

Hard words: el cliente (customer), Estimado/a (Dear), adjunto (attached), el presupuesto (quote, estimate), pedir (to ask for), quedo a su disposición (I remain at your disposal; set phrase), un cordial saludo (kind regards), me ha pedido (you have asked me for; present perfect).

④ A Problem at Work (formal) — Un problema

A: Perdone, jefa. La impresora no funciona y he llamado al técnico dos veces. Excuse me, boss. The printer isn't working and I've called the technician twice.

B: ¿Ha probado a apagarla y encenderla otra vez? Have you tried turning it off and on again?

A: Sí, lo he hecho, pero sigue sin imprimir. Ha aparecido un mensaje de error. Yes, I've done that, but it still won't print. An error message has appeared.

B: Entonces escriba a mantenimiento. ¿Les ha enviado ya un correo? Then write to maintenance. Have you already sent them an email?

A: Todavía no. Les escribo ahora mismo. Not yet. I'll write to them right now.

B: Perfecto. Y avíseme cuando lo hayan arreglado. Perfect. And let me know when they've fixed it.

Hard words: la impresora (printer), funcionar (to work, function), probar a (to try to), apagar / encender (to switch off / on), seguir sin + infinitive (to still not), aparecer (to appear), el mensaje de error, mantenimiento, avíseme (let me know; command), cuando lo hayan arreglado (when they've fixed it; set phrase for now).

⑤ Phoning a Customer (formal) — Una llamada

A: Buenas tardes, le llamo de la empresa Tecnosur. ¿Puedo hablar con el señor García? Good afternoon, I'm calling from Tecnosur. Can I speak to Mr García?

B: Soy yo. Dígame. Speaking. Go ahead.

A: Le he enviado el presupuesto esta mañana. ¿Lo ha recibido? I sent you the quote this morning. Have you received it?

B: Todavía no lo he visto. Déjeme mirar el correo. I haven't seen it yet. Let me check the email.

A: Claro. Quizá haya ido a la carpeta de correo no deseado. Of course. Perhaps it went into the spam folder.

B: Sí, aquí está. Lo leo y le llamo mañana. Yes, here it is. I'll read it and call you tomorrow.

Hard words: Soy yo (speaking; "it's me"), recibir, visto (seen; ver → visto), el correo no deseado (spam), quizá haya ido (perhaps it has gone; set phrase for now), leer (to read).

⑥ Coffee with a Colleague (casual) — El café de la mañana

A: ¿Has visto el correo del jefe? Dice que hay una reunión a las doce. Have you seen the boss's email? It says there's a meeting at twelve.

B: Todavía no he abierto el correo. ¿Qué ha pasado? I haven't opened my email yet. What's happened?

A: Han cambiado la hora. Y esta semana hemos tenido tres reuniones. They've changed the time. And this week we've had three meetings.

B: ¡Qué pesadez! Yo he escrito dos informes y no he parado un momento. What a drag! I've written two reports and haven't stopped for a moment.

A: Pues vamos a tomar un café. Hoy no he desayunado. Well, let's have a coffee. I haven't had breakfast today.

B: Vale, pero rápido, que quedan cinco minutos. OK, but quickly, there are five minutes left.

Hard words: ¿Has visto…? (have you seen?), he abierto (I've opened; abrir → abierto), ¿Qué ha pasado? (what's happened?), hemos tenido (we've had), he escrito (I've written; escribir → escrito), ¡Qué pesadez! (what a drag!), parar (to stop), quedan (there are … left).

🗣️ Key Phrases — Frases clave

English	Formal (usted)	Informal (tú)
I've sent you the report.	Le he enviado el informe. leh eh ehn-BYAH-doh ehl een-FOR-meh	Te he enviado el informe. teh eh ehn-BYAH-doh ehl een-FOR-meh
Have you received it?	¿Lo ha recibido? loh ah reh-thee-BEE-doh	¿Lo has recibido? loh ahs reh-thee-BEE-doh
Not yet.	Todavía no. toh-dah-BEE-ah noh	Todavía no. toh-dah-BEE-ah noh
Let me know.	Avíseme, por favor. ah-BEE-seh-meh por fah-BOR	Avísame, porfa. ah-BEE-sah-meh POR-fah
I'll attach the file.	Adjunto el archivo. ahd-KHOON-toh ehl ar-CHEE-boh	Te adjunto el archivo. teh ahd-KHOON-toh ehl ar-CHEE-boh
We agreed to meet at…	Hemos quedado en vernos a las… EH-mohs keh-DAH-doh ehn BEHR-nohs ah lahs	Hemos quedado en vernos a las… EH-mohs keh-DAH-doh ehn BEHR-nohs ah lahs

✅ The Present Perfect — El pretérito perfecto

How to Build It haber (present) + past participle. Participles: -ar → -ado (enviar → enviado), -er / -ir → -ido (recibir → recibido, tener → tenido). The participle never changes for gender or number here: He enviado la carta, He enviado los correos.

	haber (auxiliary)	Example: enviar	Example: recibir
yo (I)	he	he enviado	he recibido
tú (you, informal)	has	has enviado	has recibido
él, ella, usted	ha	ha enviado	ha recibido
nosotros (we)	hemos	hemos enviado	hemos recibido
vosotros (Spain)	habéis	habéis enviado	habéis recibido
ellos, ellas, ustedes	han	han enviado	han recibido

Irregular Participles and Word Order Common irregular participles: hacer → hecho, decir → dicho, ver → visto, poner → puesto, escribir → escrito, abrir → abierto, volver → vuelto, romper → roto. Verbs in -eer, -aer and -oír need an accent on the i: leer → leído, traer → traído, oír → oído. Pronouns go before haber: Lo he enviado, Se lo hemos dicho, ¿Lo has visto? — and nothing may come between haber and the participle, so no goes before the pronoun too: Todavía no lo he visto.

When Spain Uses It In Spain the present perfect is the usual tense for the recent past or a time that is not finished: hoy, esta mañana, esta semana, este año, ya, todavía no, alguna vez, nunca (Hoy he llegado tarde). For a finished time use the preterite (Ayer llegué tarde, Spanish Basic Conversation 2 9). The line is not always strict: Esta mañana llegué tarde is also heard, and many Latin American speakers use the preterite where Spain uses the perfect. Spanish Grammar 3 7 gives the details.

Time word	Meaning	Example
ya	already	Ya he enviado el correo.
todavía no	not yet	Todavía no ha llegado.
alguna vez	ever	¿Has estado alguna vez en Madrid?
nunca	never	Nunca he trabajado de noche.
esta semana	this week	Esta semana hemos tenido tres reuniones.

✉️ Emails — Correos formales e informales

	Formal (customer, boss, stranger)	Informal (colleague, friend)
Greeting	Estimado señor García: / Estimada señora Vidal: / Buenos días:	Hola, Marta: / ¡Hola a todos!
Reason	Le escribo para… / Me pongo en contacto con usted para…	Te escribo para… / Solo quería decirte que…
Attachment	Adjunto encontrará…	Te adjunto…
Closing line	Quedo a su disposición.	¡Cualquier cosa, dime!
Sign-off	Un cordial saludo, / Atentamente, / Saludos cordiales,	Un abrazo, / Un saludo, / ¡Hasta luego!

🔤 Verbs — Enviar, hacer, escribir

The three verbs of the office in the present perfect. Note the irregular participles hecho and escrito.

	enviar (to send)	hacer (to do, make)	escribir (to write)
participle	enviado ehn-BYAH-doh	hecho EH-choh	escrito ehs-KREE-toh
yo	he enviado	he hecho	he escrito
tú	has enviado	has hecho	has escrito
él, ella, usted	ha enviado	ha hecho	ha escrito
nosotros	hemos enviado	hemos hecho	hemos escrito
vosotros	habéis enviado	habéis hecho	habéis escrito
ellos, ellas, ustedes	han enviado	han hecho	han escrito

📰 Lectura — Un martes en la oficina

Read the text once, then answer the questions. New words are listed after the text.

Un martes en la oficina

Hoy Sam ha llegado a la oficina a las ocho y media. Ha encendido el ordenador, ha leído sus correos y ha respondido a los más urgentes. Esta mañana ha tenido una reunión con su jefa, la señora Vidal. Ella le ha dicho que el cliente todavía no ha recibido el presupuesto, así que Sam lo ha enviado de nuevo.

A las once ha hecho una pausa para tomar un café con sus compañeros. «Esta semana hemos trabajado mucho», ha dicho Marta. Después Sam ha vuelto a su mesa y ha escrito el informe de ventas. Todavía no lo ha terminado, pero espera acabarlo antes de las cinco.

Spanish	English
encender	to switch on
responder	to reply
de nuevo	again
la pausa	break
volver a	to go back to
acabar	to finish

True or false? 1. Sam arrived at eight thirty. · 2. The customer has already received the quote. · 3. Sam sent the quote again. · 4. He has finished the sales report.

Show answers

1. True · 2. False (not yet) · 3. True · 4. False (not yet; he hopes to finish before five).

📖 Vocabulary — Vocabulario

20 key words. Read the Spanish first, then check the respelling (CAPITALS = the stressed syllable).

#	Spanish	Say it	English	Type
1	la reunión	lah rreh-oo-NYOHN	meeting	noun
2	el compañero / la compañera	ehl kohm-pah-NYEH-roh	colleague	noun
3	el cliente	ehl KLYEHN-teh	customer	noun
4	el informe	ehl een-FOR-meh	report	noun
5	el presupuesto	ehl preh-soo-PWEHS-toh	quote, budget	noun
6	el correo (electrónico)	ehl koh-RREH-oh	email, mail	noun
7	el archivo	ehl ar-CHEE-boh	file	noun
8	la contraseña	lah kohn-trah-SEH-nyah	password	noun
9	la impresora	lah eem-preh-SOH-rah	printer	noun
10	el ordenador	ehl or-deh-nah-DOR	computer (Spain)	noun
11	enviar	ehn-BYAR	to send	verb
12	recibir	reh-thee-BEER	to receive	verb
13	adjuntar	ahd-khoon-TAR	to attach	verb
14	responder	rrehs-pohn-DEHR	to reply	verb
15	funcionar	foon-thyoh-NAR	to work, function	verb
16	escribir	ehs-kree-BEER	to write	verb
17	urgente	oor-KHEHN-teh	urgent	adj
18	todavía no	toh-dah-BEE-ah noh	not yet	adverb
19	ya	yah	already	adverb
20	Quedo a su disposición.	KEH-doh ah soo dees-poh-see-THYOHN	I remain at your disposal.	phrase

Formal and Informal at Work In a Spanish office, colleagues of the same level often use tú even on a first meeting, while usted is kept for customers, senior people and strangers; the tone differs between companies and regions, so listen to what others do and follow them. In writing, "Dear Mr García" is Estimado señor García: with a colon, not a comma, and the sign-off is Un cordial saludo, or Atentamente,. These are the usual conventions; they are guidance, not strict rules.

Spain or Latin America? In Spain a computer is un ordenador; in Latin America it is una computadora (and in some countries un computador). El móvil in Spain is el celular in Latin America. "Email" is el correo (electrónico) in Spain and Latin America, and el mail or el email is also common. For the present perfect, many Latin American speakers use the preterite where Spain uses the perfect: Hoy llegué tarde instead of Hoy he llegado tarde.

Grammar Pointer The present perfect is explained in full in Spanish Grammar 3 7, and participles in Spanish Grammar 3 2. The preterite is in Spanish Basic Conversation 2 9, and the imperfect in Spanish Basic Conversation 3 5. The formal commands (avíseme) were explained in Spanish Basic Conversation 3 3.

✍️ Try It Yourself — Ejercicios

Say each answer out loud first, then click to check.

1. Put into the present perfect: "Envío el informe." · "Ellos reciben el correo." · "Hacemos el trabajo."

Show answer

He enviado el informe. · Ellos han recibido el correo. · Hemos hecho el trabajo.

2. Write the participle: decir · ver · escribir · abrir · poner.

Show answer

dicho · visto · escrito · abierto · puesto.

3. Answer "¿Has enviado el informe?" three ways: yes already, not yet, and yes this morning.

Show answer

Sí, ya lo he enviado. · Todavía no lo he enviado. · Sí, lo he enviado esta mañana.

4. Start a formal email to Mrs Vidal and say you are attaching the quote.

Show answer

Estimada señora Vidal: Adjunto encontrará el presupuesto. Quedo a su disposición. Un cordial saludo.

5. Tell a colleague the printer is not working and you have called the technician.

Show answer

La impresora no funciona y he llamado al técnico.

6. Say: "This week we've had three meetings and I haven't finished the report yet."

Show answer

Esta semana hemos tenido tres reuniones y todavía no he terminado el informe.

Coming Up in Chapter 7 Next is Telling Your Story: Childhood, School & Life So Far. You will use the imperfect in full (cuando era pequeño), the preterite and imperfect together in stories, and hace + time.