Offices & Paperwork

Japanese Basic Conversation 4

Chapter 4 · Offices & Paperwork: Forms, Official Letters & Authorities

📋 Offices & Paperwork — やくしょとしょるい

Living in Japan means dealing with the city office (やくしょ), forms and official letters. Staff at counters use formal Japanese, so this chapter teaches you to understand the set phrases of formal and honorific speech (いらっしゃいませ, おねがいいたします, 〜でございます, お〜ください) and to recognise the kanji on forms. You do not have to speak this way yourself; polite です/ます is always correct. There is no romaji except in the vocabulary table. Each dialog is followed by a Words note with English meanings.

① Registering a Move — てんにゅうとどけ

A: すみません、ひっこしのとどけをだしたいんですが。 Excuse me, I'd like to submit my change-of-address notification.

B: いらっしゃいませ。てんにゅうとどけですね。 Welcome. A moving-in notification, correct?

B: ざいりゅうカードとパスポートをおねがいいたします。 Your residence card and passport, please.

A: はい、どうぞ。 Here you are.

B: ありがとうございます。こちらのようしにおかきください。 Thank you. Please fill in this form.

A: ペンはありますか。 Is there a pen?

B: あちらにございます。 There are some over there.

Words: とどけ notification · てんにゅうとどけ moving-in notification · おねがいいたします please (formal) · おかきください please write (honorific) · ございます there is (formal)

② Filling in the Form — きにゅう

A: しめいはローマじでいいですか。 Can I write my name in roman letters?

B: いいえ、カタカナでおかきください。 No, please write it in katakana.

A: ふりがなもですか。 The reading too?

B: はい。それから、せいねんがっぴはせいれきでおねがいします。 Yes. And please give your date of birth in the western calendar.

A: はんこはひつようですか。 Do I need a name seal?

B: サインでもけっこうです。ここにおねがいします。 A signature is fine. Here, please.

Words: ローマじ roman letters · ふりがな reading aid · せいねんがっぴ date of birth · せいれき western calendar · けっこうです that's fine

③ The My Number Card — マイナンバーカード

A: マイナンバーカードをつくりたいんですが。 I'd like to apply for a My Number card.

B: おうちにつうちしょがとどきましたか。 Did the notification letter arrive at your home?

A: はい、とどきました。 Yes, it did.

B: では、つうちしょとしゃしんをおもちください。 Then please bring the letter and a photo.

A: あんしょうばんごうはどうしますか。 What about the PIN?

B: そのばできめていただきます。 You will choose it on the spot.

Words: マイナンバー My Number (personal ID number) · つうちしょ notification letter · おもちください please bring · そのばで on the spot · 〜ていただきます we will have you... (humble)

④ At the Reception Desk — うけつけ

A: ほけんかにごようがあるんですが。 I have business with the insurance section.

B: しょうしょうおまちください。 Please wait a moment.

B: おまたせいたしました。ほけんかは 2かいでございます。 Sorry to keep you waiting. The insurance section is on the second floor.

A: エレベーターはどこですか。 Where is the lift?

B: あちらでございます。 It's over there.

A: ありがとうございます。 Thank you.

Words: ほけんか insurance section · ごよう (your) business · しょうしょう a moment · おまたせいたしました thank you for waiting · 〜でございます is (formal)

⑤ An Official Letter — てがみ

A: やくしょからてがみがきました。なんとかいていますか。 A letter came from the city office. What does it say?

B: 「ごあんない」とかいていますね。 It says "Notice".

B: 「らいしゅうのきんようびまでにしょるいをおだしください」です。 "Please submit the documents by next Friday."

A: おだしください? "Odashi kudasai"?

B: 「だしてください」のていねいないいかたです。 It's the polite way of saying "dashite kudasai".

A: なるほど。わかりました。 I see. Understood.

Words: ごあんない notice, guide · しょるい documents · おだしください please submit (honorific) · ていねい polite · いいかた way of saying

⑥ Between Friends (casual) — ともだちと

A: またやくしょ? The city office again?

B: うん、しょるいがおおくてたいへん。 Yeah, so many documents, it's tough.

A: ばんごうふだをとって、まって…。 You take a number, and wait...

B: そう。でも、スタッフはやさしいよ。 Right. But the staff are kind.

Words: ばんごうふだ number ticket · やさしい kind · スタッフ staff

🔑 Key Phrases — だいじなひょうげん

English	Polite (です / ます)	Formal (what you hear)
Welcome.	ようこそ。	いらっしゃいませ。
Please give me your card.	カードをおねがいします。	カードをおねがいいたします。
It's on the second floor.	2かいです。	2かいでございます。
Please wait a moment.	すこしまってください。	しょうしょうおまちください。
Understood.	わかりました。	かしこまりました。
I'm very sorry.	すみません。	もうしわけございません。

🔤 Three Verbs — どうし

Verb	Polite	Plain	ない-form	て-form
to submit, put out (G1)	だします	だす	ださない	だして
to report, deliver (G2)	とどけます	とどける	とどけない	とどけて
to receive (G1)	うけとります	うけとる	うけとらない	うけとって

🧰 Grammar Tools — ぶんぽう

1. Formal set phrases: what staff say

Japanese has three levels of politeness: plain (だ), polite (です / ます) and formal or honorific (敬語けいご). You need to understand the third level at counters and in letters. You do not need to use it, because です/ます is always safe. These are the phrases to know:

Meaning	Polite	Formal
is, are	です	でございます
there is	あります	ございます
Is it all right?	いいですか	よろしいでしょうか
I understand	わかりました	かしこまりました / しょうちしました
I'm sorry	すみません	もうしわけございません
I'll do it (humble)	します	いたします
please do (humble request)	おねがいします	おねがいいたします / おねがいもうしあげます
welcome (to a shop or office)	ようこそ	いらっしゃいませ

2. お〜ください: honorific requests

A formal way of saying "please do" is お + ます-stem + ください: おかきください "please write", おまちください "please wait", おかけください "please sit", おだしください "please submit". For a する-noun, use ご + noun + ください: ごきにゅうください "please fill in", ごらんください "please look" (an irregular form of みる).

Everyday request	Honorific request
かいてください	おかきください
まってください	おまちください
もってきてください	おもちください
だしてください	おだしください
みてください	ごらんください
きにゅうしてください	ごきにゅうください

Watch out: you hear these, you do not say them about yourself おまちください, おかきください and similar forms show respect to the person you are talking to; never use お〜ください or いらっしゃいませ about your own actions. For yourself, the humble form is お〜します / 〜いたします: おまちします, ごれんらくいたします. If in doubt, 〜てください and 〜ます are always acceptable.

3. Reading a form

On the form	Reading	Meaning
氏名	しめい	full name
ふりがな / フリガナ	ふりがな	reading of the name
住所	じゅうしょ	address
生年月日	せいねんがっぴ	date of birth
電話番号	でんわばんごう	telephone number
国籍	こくせき	nationality
職業	しょくぎょう	occupation
署名 / 印	しょめい / いん	signature / seal
記入欄	きにゅうらん	space to fill in
年　月　日	ねん　がつ　にち	year, month, day (date)

Dates may be given in the Japanese era system: 令和 (れいわ) began in 2019, so 2026 is 令和8年. A form often says 西暦 (せいれき, western year) or 和暦 (われき, era year); ask if unsure. Write the date in the order year, month, day.

4. Authorities and documents

Japanese	English
やくしょ / しやくしょ / くやくしょ	city or ward office
にゅうこくかんりきょく (immigration)	the immigration authority (today's official name is longer)
ざいりゅうカード	residence card
マイナンバー	My Number, the personal ID number
じゅうみんひょう	residence certificate
こくみんけんこうほけん	national health insurance
ねんきん	pension

📰 Reading — よみもの

Read the text with kanji (readings in brackets). If it's too hard, open the kana-only version below it. Then answer the true/false questions.

やくしょで

先月(せんげつ)、新(あたら)しい町(まち)に引(ひ)っ越(こ)しました。引っ越しのあと、14日(にち)いないに役所(やくしょ)へ行(い)かなければなりません。ざいりゅうカードとパスポートをもって行きました。まず、ばんごうふだをとって、まちました。じゅんばんがきたら、「こちらの書類(しょるい)におかきください」と言(い)われました。氏名(しめい)と住所(じゅうしょ)と生年月日(せいねんがっぴ)をカタカナで書(か)きました。つぎに、国民健康保険(こくみんけんこうほけん)の手続(てつづ)きもしました。「しょうしょうおまちください」と言われて、15分(ふん) まちました。おわってから、「ありがとうございました」と言いました。しゅうりょうしょうをうけとって、うちへかえりました。1か月(げつ)あとで、マイナンバーのつうちしょが家(いえ)にとどきました。

Show the kana-only version

せんげつ、あたらしいまちにひっこしました。ひっこしのあと、14にちいないにやくしょへいかなければなりません。ざいりゅうカードとパスポートをもっていきました。まず、ばんごうふだをとって、まちました。じゅんばんがきたら、「こちらのしょるいにおかきください」といわれました。しめいとじゅうしょとせいねんがっぴをカタカナでかきました。つぎに、こくみんけんこうほけんのてつづきもしました。「しょうしょうおまちください」といわれて、15ふんまちました。おわってから、「ありがとうございました」といいました。しゅうりょうしょうをうけとって、うちへかえりました。1かげつあとで、マイナンバーのつうちしょがいえにとどきました。

English: Last month I moved to a new town. After moving, you have to go to the city office within 14 days. I took my residence card and passport. First I took a number ticket and waited. When my turn came I was told "Please fill in this form." I wrote my name, address and date of birth in katakana. Next I also did the national health insurance procedure. I was told "Please wait a moment" and waited 15 minutes. When it was over I said "Thank you". I received the receipt and went home. A month later the My Number notification arrived at my home.

Words: てつづき procedure · じゅんばん turn, order · 14にちいない within 14 days · しゅうりょうしょう certificate of completion · いわれました I was told (recognise)

1. The writer went to the city office after moving.

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True: 役所へ行きました.

2. They wrote their name in roman letters.

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False: in katakana (カタカナで書きました).

3. They waited about 15 minutes.

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True: 15分まちました.

4. The My Number letter arrived on the same day.

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False: it arrived about a month later.

📖 Vocabulary — ごい

20 key words for offices and paperwork. This table is the only place with romaji: use the Say it column.

#	Japanese	Say it	English	Type
1	やくしょ (役所)	yakusho	city office	noun
2	しょるい (書類)	shorui	documents	noun
3	もうしこみしょ (申込書)	mōshikomisho	application form	noun
4	とどけ (届)	todoke	notification	noun
5	しめい (氏名)	shimei	full name	noun
6	じゅうしょ (住所)	jūsho	address	noun
7	せいねんがっぴ (生年月日)	seinengappi	date of birth	noun
8	こくせき (国籍)	kokuseki	nationality	noun
9	マイナンバー	mai nanbā	My Number	noun
10	じゅうみんひょう (住民票)	jūminhyō	residence certificate	noun
11	ねんきん (年金)	nenkin	pension	noun
12	ほけん (保険)	hoken	insurance	noun
13	はんこ (印鑑)	hanko	name seal	noun
14	てつづき (手続き)	tetsuzuki	procedure	noun
15	きにゅうします (記入します)	kinyū shimasu	fill in	verb
16	だします (出します)	dashimasu	submit	verb
17	とどけます (届けます)	todokemasu	report; deliver	verb
18	うけとります (受け取ります)	uketorimasu	receive	verb
19	ございます	gozaimasu	there is (formal)	verb
20	かしこまりました	kashikomarimashita	certainly, understood	phrase

Real Japanese Tip — The City Office After moving to a new address, residents normally have to register at the city or ward office, within a short period (often 14 days), and again if they move away. Staff are used to foreign residents, and many offices have an information desk with interpreters or translated forms. Bring your residence card, passport and (if requested) a seal or the right documents, and take a number ticket on arrival. Rules and counters differ between towns, so check with your own office.

Real Japanese Tip — Letters and Forms Official letters use stiff, formal wording: ごあんない ("notice"), おねがいもうしあげます ("we respectfully ask"), 〜までにおだしください ("please submit by..."). The two things to look for are what you must do and the deadline (しめきり). If a letter confuses you, bring it to the office or ask a colleague; translators and apps help, but a deadline missed is hard to undo.

Kanji Spotlight — 日 and 月 Every form has a date line: 年月日 (year, month, day). You know 日 (nichi, hi) and 月 (getsu, tsuki); the third kanji, 年 (nen, toshi, year), has no page on the site yet. Have a look: 日 ▸ · 月 ▸

✍️ Try It Yourself — れんしゅう

Say each answer out loud first, then click to check.

1. What do these honorific phrases mean: おまちください, 2かいでございます, かしこまりました?

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Please wait; it is on the second floor; certainly / understood.

2. Make the honorific request for: かく (write), もつ (hold, bring).

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おかきください; おもちください

3. Read these form words aloud: 氏名, 住所, 電話番号.

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しめい, じゅうしょ, でんわばんごう

4. At the counter, say "I'd like to submit my change-of-address notification."

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ひっこしのとどけをだしたいんですが。

5. Ask whether you may sign instead of using a seal.

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はんこのかわりにサインでもいいですか。

6. What year of the Reiwa era is 2026?

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Reiwa 8 (令和8年), because Reiwa 1 is 2019.

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