Phone Calls & Appointments

Japanese Basic Conversation 2

Chapter 10 · Phone Calls & Making Appointments

📞 Phone Calls & Appointments — でんわとよやく

The telephone is the hardest place to use a new language: no face, no gestures, and the other person speaks fast. This chapter gives you the standard phrases, so that the first ten seconds of any call are automatic. You will learn to answer and to introduce yourself, to ask for someone, to take a message and to book a table or an appointment. You will also meet a first look at 〜ています ("is doing ... now"), and learn how to spell your name in katakana. Each dialog has a Hard words note instead of a romaji line.

① Calling a Company — かいしゃにでんわ

A: はい、さくらしょうじです。 Hello, Sakura Trading.

B: もしもし、スミスともうします。たなかさんはいらっしゃいますか。 Hello, my name is Smith. Is Mr/Ms Tanaka there?

A: はい、たなかですね。すこしおまちください。 Yes, Tanaka. Please wait a moment.

B: おねがいします。 Thank you.

Hard words: もしもし moshimoshi · 〜ともうします to mōshimasu ("my name is ...", polite) · いらっしゃいますか irasshaimasu ka ("is (he/she) there?") · おまちください omachi kudasai ("please wait")

② They're Out — るす

A: もしもし、スミスです。たなかさんはいますか。 Hello, this is Smith. Is Tanaka there?

B: すみません、いまでかけています。 Sorry, he/she is out at the moment.

A: なんじにもどりますか。 What time will he/she be back?

B: ごじごろです。 Around five.

A: では、あとでまたでんわします。 Then I'll call again later.

B: はい、わかりました。しつれいします。 Certainly. Goodbye.

Hard words: でかけています dekakete imasu ("is out") · もどります modorimasu ("returns") · あとで ato de · しつれいします shitsurei shimasu

③ Booking a Table — レストランのよやく

A: もしもし、よやくをおねがいします。 Hello, I'd like to make a reservation.

B: はい。いつですか。 Certainly. When?

A: あしたのばん、しちじです。 Tomorrow evening, at seven.

B: なんめいさまですか。 How many people?

A: ふたりです。 Two.

B: おなまえをおねがいします。 Your name, please.

A: スミスです。 Smith.

Hard words: よやく yoyaku · おなまえ onamae · しちじ shichiji · ふたり futari

④ Spelling Your Name — カタカナで

A: おなまえをカタカナでおねがいします。 Your name in katakana, please.

B: フィリップ・スミスです。 Philip Smith.

A: フィリップ・スミスさんですね。 Philip Smith, right?

B: はい、そうです。 Yes, that's right.

A: でんわばんごうもおねがいします。 And your phone number, please.

B: ゼロきゅうゼロのいちにさんよんのごろくななはちです。 090-1234-5678.

Hard words: カタカナ katakana · フィリップ Firippu · スミス Sumisu · ・ a dot between first and last name

⑤ Leaving a Message — でんごん

A: たなかはいまいません。 Tanaka isn't here at the moment.

B: では、でんごんをおねがいします。 Then could you take a message, please?

A: はい、どうぞ。 Yes, go ahead.

B: スミスからでんわがありましたとつたえてください。 Please tell him/her that Smith called.

A: スミスさんですね。かしこまりました。 Smith, understood.

Hard words: でんごん dengon · ありました arimashita · つたえてください tsutaete kudasai ("please pass on")

⑥ Between Friends (casual) — ともだちと

A: もしもし。 Hello.

B: あ、スミスだけど、いまだいじょうぶ? Hi, it's Smith. Is now OK?

A: うん、だいじょうぶ。 Yeah, fine.

B: あしたひま? Are you free tomorrow?

A: ごめん、ちょっといそがしい。あとででんわするね。 Sorry, I'm a bit busy. I'll call you later.

Hard words: 〜だけど ... da kedo ("it's ..., and ...", an opener on the phone) · いそがしい isogashii ("busy")

🔑 Key Phrases — だいじなひょうげん

English	Polite (です / ます)	Casual (friends)
Hello (on the phone)	もしもし。 Moshimoshi.	もしもし。 Moshimoshi.
This is Smith.	スミスです。 Sumisu desu.	スミスだけど。 Sumisu da kedo.
Is Tanaka there?	たなかさんはいらっしゃいますか。 Tanaka-san wa irasshaimasu ka.	たなかくんいる? Tanaka-kun iru?
Please wait a moment.	すこしおまちください。 Sukoshi omachi kudasai.	ちょっとまって。 Chotto matte.
I'd like to make a reservation.	よやくをおねがいします。 Yoyaku o onegai shimasu.	よやくしたいんだけど。 Yoyaku shitai n da kedo.
Goodbye (ending a call)	しつれいします。 Shitsurei shimasu.	じゃあね。 Jā ne.

🔤 Three Verbs — どうし

Verbs for the telephone. The plain form is for recognition for now.

Verb	Polite (present)	Negative	Plain (dictionary)
to make (a call); to hang (かける)	かけます kakemasu	かけません kakemasen	かける kakeru
to go out (でかける)	でかけます dekakemasu	でかけません dekakemasen	でかける dekakeru
to pass on; to tell (つたえる)	つたえます tsutaemasu	つたえません tsutaemasen	つたえる tsutaeru

🧰 Grammar Tools — ぶんぽう

1. The shape of a phone call

Step	Japanese	Notes
1. Answer	はい、〜です。	at work, say the company name
2. Greet	もしもし。	between private individuals
3. Say who you are	〜です。 / 〜ともうします。	no わたしは
4. Ask for someone	〜さんはいらっしゃいますか。	polite; いますか is plainer
5. Wait / be told they're out	おまちください。 / いまでかけています。
6. Leave a message or arrange a call back	でんごんをおねがいします。 / あとでまたでんわします。
7. End	しつれいします。	friends: じゃあね

2. A first look at 〜ています: "is doing ..."

The te-form (Chapter 7) plus います means an action that is going on now: いまでんわをしています。 "I'm on the phone now." It also describes a state that continues: でかけています。 "He is out" (has gone out and is still out). The negative is 〜ていません.

Pattern	Meaning	Example
action in progress	is ...ing	テレビをみています。 Terebi o mite imasu.
action in progress (question)	what are you doing?	いまなにをしていますか。 Ima nani o shite imasu ka.
continuing state	is (in a state)	でかけています。 Dekakete imasu.
continuing state (where you live)	live in ...	とうきょうにすんでいます。 Tōkyō ni sunde imasu.
negative: not yet	hasn't ...	まだたべていません。 Mada tabete imasen.

Watch out: 〜ています is not always "-ing" With verbs of movement or change (でかける, すむ, けっこんする), 〜ています usually describes the result, not the process: でかけています is "he's out", not "he's in the act of going out". Take the meaning from the situation. The full set of uses belongs to Japanese Grammar 2.

3. Making an appointment: day + time

Name the day, then の, then the time with に: らいしゅうのもくようびのごごごじにおねがいします。 "Next Thursday at five in the afternoon, please." Say ごぜん (a.m.) or ごご (p.m.) before the hour when it could be confused. To ask what is available: いつがいいですか。 "When is good for you?" To confirm: 〜ですね。

4. Spelling your name in katakana

Foreign names are written in katakana, as the Japanese hear them. You learned the katakana in Katakana 1 and 2; here is how it works for names.

Name	Katakana	Notes
Smith	スミス Sumisu	extra vowels are added to fit the syllable pattern
John	ジョン Jon	ジョ = jo
Philip	フィリップ Firippu	small ィ makes "fi"; small ッ doubles the p
Mary	メアリー Mearī	ー lengthens a vowel
Anna	アンナ Anna	ン is the "n" sound

The dot ・ (なかぐろ) separates first name and surname. A quick way to say it: おなまえをカタカナでおねがいします。 or, if you want to write it: カタカナでかいてください。 "Please write it in katakana."

5. Message phrases

Meaning	Japanese
I'll call again later.	あとでまたでんわします。
Please ask him/her to call me back.	でんわをしてくださいとつたえてください。
Please tell him/her that I called.	でんわがありましたとつたえてください。
My number is ...	でんわばんごうは〜です。

📖 Vocabulary — ごい

20 key words for phone calls and appointments.

#	Japanese	Romaji	English	Type
1	もしもし	moshimoshi	hello (on the phone)	phrase
2	でんわ	denwa	telephone; a call	noun
3	ケータイ	kētai	mobile phone	noun
4	よやく	yoyaku	reservation, booking	noun
5	やくそく	yakusoku	appointment; promise	noun
6	なまえ	namae	name	noun
7	カタカナ	katakana	katakana	noun
8	でんごん	dengon	message	noun
9	いま	ima	now	noun
10	あとで	ato de	later	adverb
11	かいぎ	kaigi	meeting	noun
12	〜ちゅう	... chū	in the middle of ...	suffix
13	いらっしゃいます	irasshaimasu	is there (honorific)	verb
14	おまちください	omachi kudasai	please wait (polite)	phrase
15	かけます	kakemasu	make (a call)	verb
16	でかけます	dekakemasu	go out	verb
17	つたえます	tsutaemasu	pass on, convey	verb
18	しつれいします	shitsurei shimasu	goodbye; excuse me	phrase
19	いそがしい	isogashii	busy	i-adj.
20	こちら	kochira	this side; here (I / we)	noun

Real Japanese Tip — もしもし Is for Friends, はい Is for Work At work and in any formal call you answer with はい and the company name (はい、さくらしょうじです). もしもし is how you start a call to someone you do not know yet and how private callers greet each other. Many people also say こちらは〜です ("this is ...") to introduce themselves. Whoever places the call speaks first after the answer, and says who they are before asking for anyone.

Real Japanese Tip — No Phone Calls on the Train Talking on the phone on a train or bus is a serious breach of manners in Japan. Notices ask you to set your phone to マナーモード ("manner mode", silent) and to avoid calls. If you must answer, say いまでんしゃのなかです。あとでかけます。 ("I'm on the train; I'll call back later") quietly and hang up.

Real Japanese Tip — Booking in Person or Online Many restaurants and clinics now take bookings online or through apps, but small places still prefer a phone call. If your Japanese is not up to a phone call, ask your hotel to ring for you, or fill in the form on the restaurant's website. When you arrive, say your name and よやくをしています。 ("I have a reservation": a good use of 〜ています!)

Kanji Spotlight — 電話予約名前 Three words you will see: 電話 (denwa, telephone), 予約 (yoyaku, reservation) and 名前 (namae, name). A booking page asks for お名前 (your name) and 電話番号 (phone number). (The kanji pages for these are not on the site yet.)

✍️ Try It Yourself — れんしゅう

Say each answer out loud first, then click to check.

1. You call a company and want to speak to Mr Tanaka. Say who you are and ask for him.

Show answer

もしもし、スミスです。たなかさんはいらっしゃいますか。

2. You are told he's out. Say you'll call again later.

Show answer

では、あとでまたでんわします。

3. Book a table for two for tomorrow at eight.

Show answer

よやくをおねがいします。あしたはちじにふたりです。

4. How do you say "I'm watching TV now"?

Show answer

いまテレビをみています。

5. Ask for a message to be passed on: "Please tell him that Smith called."

Show answer

スミスからでんわがありましたとつたえてください。

6. Write your own first name in katakana (for example "Anna" or "John").

Show answer

アンナ (Anna), ジョン (John). Add small ッ, small ィ and ー where the sound needs them.

Coming Up in Chapter 11 Giving opinions and preferences: 〜とおもいます ("I think that ..."), どうして / なぜ and 〜からです for reasons, でも / だから, and how to agree and disagree politely.

Phone Calls & Appointments