Formal Writing
German Grammar 4
Chapter 10 · Nominal Style and Formal Writing
📨 Formal Writing — Der Nominalstil und der formelle Brief
Official letters, contracts, reports and newspaper articles do not sound like conversation. They prefer nouns to verbs: instead of "because he was ill" they write "because of his illness". This is the nominal style (Nominalstil). It is built from tools you have already met: nouns made from verbs (German Grammar 4 9), prepositions with the genitive, and fixed formulas. This chapter shows how the style works, how to read it, and how to write a correct formal letter or email in Sie-form.
From clause to noun phrase
| Verbal style (conversation) | Nominal style (formal) |
|---|---|
| Weil er krank war, konnte er nicht kommen. | Wegen seiner Krankheit konnte er nicht kommen. |
| Nachdem er angekommen war, rief er an. | Nach seiner Ankunft rief er an. |
| Obwohl es stark regnete, fand das Spiel statt. | Trotz des starken Regens fand das Spiel statt. |
| Während sie arbeitete, hörte sie Musik. | Während der Arbeit hörte sie Musik. |
| Wenn Sie umziehen, melden Sie sich bitte an. | Bei einem Umzug melden Sie sich bitte an. |
| Er löste das Problem, indem er den Chef fragte. | Er löste das Problem durch eine Frage an den Chef. |
Conjunctions and their prepositions
| Clause (conjunction) | Phrase (preposition) | Case | Example |
|---|---|---|---|
| weil | wegen, aufgrund | genitive | wegen / aufgrund der Krankheit |
| obwohl | trotz | genitive | trotz des Regens |
| während | während | genitive | während der Arbeit |
| nachdem | nach | dative | nach der Ankunft |
| bevor | vor | dative | vor der Abfahrt |
| wenn / falls | bei, im Falle | dative / genitive | bei Regen; im Falle eines Unfalls |
| indem | durch | accusative | durch eine Entscheidung |
| damit / um … zu | zu (+ noun), zwecks | dative / genitive | zur Information; zum Lernen |
Verb → noun
| Verb | Noun | Example (nominal) |
|---|---|---|
| ankommen | die Ankunft | nach der Ankunft des Zuges |
| entscheiden | die Entscheidung | die Entscheidung des Ministers |
| erkranken | die Erkrankung | wegen der Erkrankung des Chefs |
| umziehen | der Umzug | bei einem Umzug |
| verbessern | die Verbesserung | zur Verbesserung der Lage |
The subject of the verb becomes a genitive (die Ankunft des Zuges = der Zug kommt an), or a possessive (seine Ankunft). The object of the verb becomes a genitive too: die Lösung des Problems (= das Problem lösen).
Support-verb phrases
Formal German often replaces a plain verb by a noun + a weak verb. The noun carries the meaning; the verb only carries the tense and person:
| Support-verb phrase | Plain verb |
|---|---|
| eine Entscheidung treffen | entscheiden |
| in Betracht ziehen | erwägen |
| zur Verfügung stellen | bereitstellen |
| Kritik üben | kritisieren |
| zur Kenntnis nehmen | erfahren, beachten |
| in Frage stellen | bezweifeln |
| eine Antwort geben | antworten |
The formal letter and email
| Part | Formula |
|---|---|
| Subject line (Betreff) | Anfrage zu Ihrem Kurs (short, a noun phrase, no full stop) |
| Salutation (Anrede) | Sehr geehrte Frau Weber, · Sehr geehrter Herr Dr. Keller, · Sehr geehrte Damen und Herren, |
| Opening | vielen Dank für Ihre E-Mail vom 5. Mai. · ich schreibe Ihnen, weil … · ich möchte mich für … bewerben. |
| Request or content | Könnten Sie mir bitte … mitteilen? · Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie … · Anbei sende ich Ihnen … |
| Closing sentence | Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. · Ich würde mich über eine Antwort freuen. |
| Closing (Grußformel) | Mit freundlichen Grüßen + name (the standard); Freundliche Grüße (a little less formal); Viele Grüße (colleagues you know) |
Forms of address and titles
| Person | Salutation |
|---|---|
| a man, a woman (surname) | Sehr geehrter Herr Schmidt, · Sehr geehrte Frau Weber, |
| with a doctorate | Sehr geehrter Herr Dr. Keller, · Sehr geehrte Frau Dr. Weber, (the title is kept) |
| name unknown | Sehr geehrte Damen und Herren, |
| colleagues you know well | Liebe Frau Weber, · Lieber Herr Schmidt, (warmer, still Sie) |
| friends and family | Liebe Anna, · Lieber Tom, |
German does not use Fräulein any more: every adult woman is Frau. In a spoken address the title is part of the form: Herr Doktor Keller is used mainly for a physician; for other doctorates people say Herr Keller or Herr Dr. Keller.
The register of official texts
| Everyday | Official |
|---|---|
| Ich schicke dir die Unterlagen. | Anbei sende ich Ihnen die Unterlagen. |
| Ich möchte bei euch arbeiten. | Hiermit bewerbe ich mich um die Stelle. |
| Sag mir bitte Bescheid. | Bitte teilen Sie mir mit, … |
| Wegen dem Wetter fällt es aus. | Aufgrund der Witterung findet es nicht statt. |
| Wir finden das nicht gut. | Wir können dem nicht zustimmen. |
🗣️ In Use — Im Gebrauch
Read the exchanges aloud. Name the register of each (conversation, report or formal letter).
① In the office
② A formal email
③ How do I write to him?
📋 Quick Reference — Kurzübersicht
| Topic | Summary |
|---|---|
| clause → phrase | weil → wegen / aufgrund; obwohl → trotz; während → während; nachdem → nach; bevor → vor; wenn → bei; indem → durch |
| cases | wegen, trotz, während, aufgrund + genitive; nach, vor, bei + dative; durch + accusative |
| verb → noun | the subject or object becomes a genitive: die Ankunft des Zuges |
| support-verb phrases | eine Entscheidung treffen, zur Verfügung stellen, Kritik üben |
| letter | Betreff · Anrede · opening · request · closing sentence · Grußformel |
| salutation | Sehr geehrte Frau … / Sehr geehrter Herr … / Sehr geehrte Damen und Herren |
| closing | Mit freundlichen Grüßen |
✏️ Try It Yourself — Übungen
Say the answer first, then click to check.
1. Nominal style: Weil er krank war, blieb er zu Hause.
Show answer
Wegen seiner Krankheit blieb er zu Hause.
2. Nominal style: Nachdem er angekommen war, rief er an.
Show answer
Nach seiner Ankunft rief er an.
3. Nominal style: Obwohl es regnete, fand das Spiel statt.
Show answer
Trotz des Regens fand das Spiel statt.
4. Back to a clause: Während der Arbeit hörte sie Musik.
Show answer
Während sie arbeitete, hörte sie Musik.
5. Which case? wegen ___ (das Wetter) · nach ___ (die Sitzung) · durch ___ (eine Entscheidung).
Show answer
wegen des Wetters (genitive) · nach der Sitzung (dative) · durch eine Entscheidung (accusative).
6. Replace the verb with a support-verb phrase: Der Minister entscheidet.
Show answer
Der Minister trifft eine Entscheidung.
7. Choose the salutation: a woman, surname Weber · a man with a doctorate, surname Keller · unknown recipient.
Show answer
Sehr geehrte Frau Weber, · Sehr geehrter Herr Dr. Keller, · Sehr geehrte Damen und Herren,
8. Make this polite and formal: Schick mir die Unterlagen.
Show answer
Könnten Sie mir bitte die Unterlagen zusenden? (or Bitte senden Sie mir die Unterlagen zu.)
9. Give the standard closing and one less formal alternative.
Show answer
Mit freundlichen Grüßen · Freundliche Grüße or Viele Grüße.
10. Find the error: Sehr geehrte Herr Müller · Wegen dem Regen in a formal letter.
Show answer
Sehr geehrter Herr Müller (the adjective agrees with the man) · Wegen des Regens (genitive in writing).