Offices & Paperwork

Korean Basic Conversation 4

Chapter 4 · Offices & Paperwork: Forms, Official Letters & Authorities

📄 Offices & Paperwork — 관공서와 서류

In this chapter you deal with the district office, the community centre and the immigration office, fill in a form and read a short official notice. The grammar is the formal language of notices: -(으)십시오 ("please do", formal), -(으)시기 바랍니다 ("we ask you to do") and the honorific -(으)시-. For the background see Korean Grammar 2 1 (Speech Levels) and Korean Grammar 2 2 (Honorifics). All the procedures here are simplified illustrations: real requirements change, so always check the current rules with the office or its website.

① At the Community Centre — 주민센터에서

A:안녕하세요. 이사를 해서 전입신고를 하러 왔는데요.Hello. I've moved house and have come to report my new address.

B:네, 신분증하고 임대차계약서를 가져오셨어요?Yes. Did you bring your ID and the lease?

A:외국인등록증하고 계약서 여기 있습니다.Here are my alien registration card and the contract.

B:그럼 이 신청서를 작성해 주세요. 주소하고 연락처를 쓰시면 돼요.Then please fill in this form. Just write your address and contact number.

A:서명은 어디에 해요? 도장은 없는데요.Where do I sign? I don't have a seal.

B:괜찮아요. 서명으로 하셔도 됩니다. 여기에 해 주세요.That's fine. You can sign instead. Please do it here.

Hard words: 전입신고 jeon-ip-sin-go report of moving in · 임대차계약서 im-dae-cha-gye-yak-seo lease · 작성하다 jak-seong-ha-da fill in · 연락처 yeol-lak-cheo contact details · 서명 seo-myeong signature

② At the Immigration Office — 출입국·외국인사무소

A:비자를 연장하려고 왔는데요. 어떻게 하면 돼요?I've come to extend my visa. What should I do?

B:먼저 입구에서 번호표를 뽑으세요. 순서가 되면 부를 거예요.First take a number ticket at the entrance. They'll call you when it's your turn.

A:예약은 안 했는데 괜찮을까요?I didn't make an appointment. Will that be all right?

B:예약하신 분이 먼저예요. 시간이 좀 걸릴 수 있습니다.People with appointments go first. It may take a while.

A:필요한 서류는 뭐예요?What documents do I need?

B:여권, 외국인등록증, 신청서, 그리고 수수료입니다. 수수료는 카드로도 낼 수 있어요.Your passport, alien registration card, the application form and the fee. You can pay the fee by card too.

Hard words: 연장하다 yeon-jang-ha-da extend · 번호표 beon-ho-pyo number ticket · 뽑다 ppop-da take, pull · 예약 ye-yak appointment · 수수료 su-su-ryo fee

③ Filling in a Form — 신청서 작성

A:죄송한데, 이 칸은 뭘 쓰는 거예요?Sorry, what do I write in this box?

B:거기는 생년월일이에요. 연도, 월, 일 순서로 쓰시면 됩니다.That's the date of birth. Write it in the order year, month, day.

A:성명은 한글로 써야 해요, 영어로 써도 돼요?Must I write my name in Hangul, or can I write it in English?

B:여권에 있는 대로 영어로 쓰세요.Write it in English, as it appears in your passport.

A:이 부분은 해당 없음이라고 쓸까요?Shall I write "not applicable" in this part?

B:네, 맞아요. 다 쓰시면 접수 창구에 제출하세요.Yes, that's right. When you've finished, hand it in at the reception counter.

Hard words: 칸 kan box, space · 생년월일 saeng-nyeon-wol-il date of birth · 해당 없음 hae-dang eop-eum not applicable · 접수 jeop-su reception · 제출하다 je-chul-ha-da hand in

④ A Phone Call — 전화 문의

A:여보세요. 구청 민원실이죠? 서류를 발급받고 싶은데요.Hello. Is this the district office service desk? I'd like to get a certificate issued.

B:네, 어떤 서류가 필요하세요?Yes. Which document do you need?

A:거주 사실을 증명하는 서류요. 직접 가야 하나요?A document certifying where I live. Do I have to go in person?

B:인터넷으로도 신청하실 수 있습니다. 정부24 사이트를 이용해 보세요.You can also apply on the internet. Try the Government24 site.

A:방문하면 몇 시까지 가능해요?If I visit, until what time is it possible?

B:평일 오전 9시부터 오후 6시까지입니다. 신분증을 꼭 지참해 주십시오.Weekdays from 9 am to 6 pm. Please be sure to bring your ID.

Hard words: 민원실 min-won-sil public service desk · 발급받다 bal-geup-bat-da get issued · 증명하다 jeung-myeong-ha-da certify · 평일 pyeong-il weekday · 지참하다 ji-cham-ha-da bring with you

⑤ Reading a Notice — 안내문 읽기

A:이 안내문에 "서류를 제출하시기 바랍니다"라고 쓰여 있는데, 무슨 뜻이에요?This notice says "서류를 제출하시기 바랍니다". What does it mean?

B:"서류를 제출해 주세요"라는 뜻이에요. 아주 공손한 표현이에요.It means "please hand in the documents". It's a very polite expression.

A:그럼 "잠시 기다려 주십시오"는요?And what about "잠시 기다려 주십시오"?

B:그건 "잠깐 기다려 주세요"예요. 안내 방송이나 게시판에서 많이 써요.That's "please wait a moment". It's used a lot in announcements and on notice boards.

A:말할 때도 그렇게 말해야 해요?Do I have to talk like that when speaking too?

B:아니요, 보통 말할 때는 "-아/어 주세요"로 충분해요.No, in everyday speech "-아/어 주세요" is enough.

Hard words: 안내문 an-nae-mun notice · 공손하다 gong-son-ha-da be courteous · 안내 방송 an-nae bang-song announcement · 게시판 ge-si-pan notice board

⑥ Between Friends (casual) — 서류 때문에

A:아, 서류 또 떼러 가야 돼. 너무 귀찮아.Ugh, I have to go and get another certificate. So annoying.

B:정부24에서 하면 안 돼? 집에서 출력할 수 있잖아.Can't you do it on Government24? You can print it at home.

A:진짜? 몰랐어. 로그인만 하면 돼?Really? I didn't know. Do I just log in?

B:응, 본인 확인만 하면 돼. 나도 지난주에 그렇게 했어.Yes, you just verify who you are. I did that last week too.

Hard words: 떼다 tte-da get (a certificate) · 귀찮다 gwi-chan-ta be a nuisance · 출력하다 chul-lyeo-ka-da print · 본인 확인 bon-in hwa-gin identity check

🔑 Key Phrases — 중요한 표현

English	Polite (-요)	Formal (notices)
Please fill in the form.	신청서를 작성해 주세요.	신청서를 작성하시기 바랍니다.
Please wait a moment.	잠깐 기다려 주세요.	잠시 기다려 주십시오.
Please bring your ID.	신분증을 가져오세요.	신분증을 지참하시기 바랍니다.
Please hand in the documents.	서류를 내 주세요.	서류를 제출하시기 바랍니다.
I'd like to extend my visa.	비자를 연장하고 싶어요.	비자 연장을 신청합니다.
What documents do I need?	어떤 서류가 필요해요?	필요한 서류를 알려 주십시오.

🔤 Three Verbs — 동사

Verb	Dictionary	Polite present	Past	-(으)십시오
to fill in	작성하다	작성해요	작성했어요	작성하십시오
to hand in	제출하다	제출해요	제출했어요	제출하십시오
to wait	기다리다	기다려요	기다렸어요	기다리십시오

🧰 Grammar Tools — 문법

1. -(으)십시오: formal "please do"

The most formal command ends in -십시오 after a vowel stem and -으십시오 after a consonant stem: 기다리십시오 ("please wait"), 앉으십시오 ("please sit"). It is the imperative of the formal -ㅂ니다 style, heard in announcements, notices, signs and from staff in formal settings. In speech to a stranger, -세요 or -아/어 주세요 is the usual form. For a polite request use -아/어 주십시오 ("kindly do for me"): 잠시 기다려 주십시오.

Stem	-(으)십시오	Meaning
기다리다 (vowel)	기다리십시오	please wait
앉다 (consonant)	앉으십시오	please sit
받다 (consonant)	받으십시오	please receive
살다 (ㄹ stem)	사십시오	please live (the ㄹ drops)

2. -(으)시기 바랍니다: "we ask you to…"

Notices avoid direct commands. Instead they say -(으)시기 바랍니다 ("it is hoped that you will…"). Add -시기 to a vowel stem and -으시기 to a consonant stem, then 바랍니다: 제출하시기 바랍니다 ("please submit"), 확인하시기 바랍니다 ("please check"). With a helper: -아/어 주시기 바랍니다 ("kindly do"), as in 협조해 주시기 바랍니다 ("your cooperation is requested"). It is written, formal and impersonal.

Notice	Meaning
신분증을 지참하시기 바랍니다.	You are asked to bring ID.
신청서를 작성하여 제출하시기 바랍니다.	Please fill in the form and submit it.
줄을 서 주시기 바랍니다.	Kindly queue.

3. The honorific -(으)시- in notices

Notices honour the reader, so the verb takes -(으)시-: 방문하시는 분은 ("those who visit"), 신청하실 수 있습니다 ("you can apply"). The honorific stays even in the middle of a long sentence. The person is called 분 (honorific "person") or 고객님, not 사람.

Plain	Honorific, in a notice
신청하는 사람은	신청하시는 분은
받을 수 있습니다	받으실 수 있습니다
낼 수 있습니다	내실 수 있습니다

Watch out: formal written style is not for chatting -시기 바랍니다 and -십시오 belong to notices and announcements. If you say them to a clerk across the counter they sound stiff or even cold. Speak with -아/어 주세요 and use the formal forms for reading and writing.

4. Paperwork words

Korean	English
성명 / 생년월일 / 주소 / 연락처	full name / date of birth / address / contact details
신청 / 접수 / 발급 / 제출	application / receipt / issuing / submission
서명 / 도장	signature / seal
여권 / 신분증 / 비자	passport / ID / visa
서류를 떼다	to obtain a certificate (spoken)

📰 Reading — 읽기

This is an invented notice, written in the style of a real one. Read it, then check the English and the word list. Then answer the true/false questions.

외국인등록 안내

외국인등록을 하시려는 분은 입국한 날부터 90일 이내에 출입국·외국인사무소를 방문하시기 바랍니다. 방문하실 때에는 여권과 사진 한 장, 신청서를 지참하여 주십시오. 신청서는 사무소 안내 데스크에서 받으실 수 있습니다. 수수료는 신용카드로도 내실 수 있습니다. 서류를 접수한 후 외국인등록증이 발급되기까지는 시간이 걸릴 수 있습니다.

English: Alien registration notice. Those wishing to register as a foreign resident should visit the immigration office within 90 days of entering the country. When you visit, please bring your passport, one photo and the application form. You can pick up the form at the information desk. The fee can also be paid by credit card. After the documents are received, it may take some time until the registration card is issued.

Words: 입국하다 enter the country · 이내 within · 안내 데스크 information desk · 발급되다 be issued

1. You should visit within 90 days of entering the country.

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True: 입국한 날부터 90일 이내.

2. You can only get the application form from a website.

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False: you get it at the information desk.

3. The fee can be paid by credit card.

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True: 신용카드로도 내실 수 있습니다.

4. The card is issued immediately.

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False: it may take some time (시간이 걸릴 수 있습니다).

📖 Vocabulary — 어휘

20 key words for offices and paperwork.

#	Korean	Say it	English	Type
1	구청	gu-cheong	district office	noun
2	주민센터	ju-min-sen-teo	community centre (local office)	noun
3	서류	seo-ryu	document, papers	noun
4	신청서	sin-cheong-seo	application form	noun
5	도장	do-jang	seal, stamp	noun
6	서명	seo-myeong	signature	noun
7	여권	yeo-gwon	passport	noun
8	신분증	sin-bun-jeung	ID card	noun
9	비자	bi-ja	visa	noun
10	외국인등록증	oe-gu-gin-deung-nok-jjeung	alien registration card	noun
11	출입국·외국인사무소	chul-ip-guk oe-gu-gin sa-mu-so	immigration office	noun
12	수수료	su-su-ryo	fee	noun
13	번호표	beon-ho-pyo	number ticket	noun
14	증명서	jeung-myeong-seo	certificate	noun
15	접수	jeop-su	reception (of documents)	noun
16	작성하다	jak-seong-ha-da	fill in, draw up	verb
17	제출하다	je-chul-ha-da	hand in, submit	verb
18	발급받다	bal-geup-bat-da	get issued	verb
19	신청하다	sin-cheong-ha-da	apply for	verb
20	연장하다	yeon-jang-ha-da	extend	verb

As Heard in Dramas — "도장 찍자" In dramas a character who agrees to a deal or promise may say 도장 찍자 ("let's stamp on it"), a figure of speech for sealing the agreement. Office scenes also show people taking a 번호표, and a clerk saying 서류가 부족합니다 ("your documents are incomplete").

Real Korean Tip — Online Services Many certificates can be requested online through the government portal 정부24, and immigration appointments can be booked on the HiKorea site. Offices often use a number ticket (번호표) system, and staff are used to foreigners asking for help, so do not be shy about asking 이거 어떻게 써요?

Register — Offices Staff usually speak in polite -요 or formal -습니다 style and use honorifics for you: 성함이 어떻게 되세요? ("What is your name?"). Reply politely with -요 or -습니다; do not use 반말 with officials.

✍️ Try It Yourself — 연습

Say each answer out loud first, then click to check.

1. Say "I'd like to extend my visa."

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비자를 연장하고 싶어요.

2. Write a notice line: "Please bring your passport."

Show answer

여권을 지참하시기 바랍니다.

3. Make the formal "please wait" for an announcement.

Show answer

잠시 기다려 주십시오.

4. Ask "Where do I sign?"

Show answer

서명은 어디에 해요?

5. Tell a friend casually "Do it on Government24."

Show answer

정부24에서 해.

6. Why is it better to say 잠깐 기다려 주세요 than 잠시 기다려 주십시오 to a clerk at the counter?

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-십시오 belongs to announcements and notices; in everyday speech -아/어 주세요 sounds more natural.