Offices & Paperwork: Forms, Official Letters & Authorities

Hungarian Basic Conversation 4

Chapter 4 · Offices & Paperwork: Forms, Official Letters & Authorities

🏛️ Offices and Paperwork — Hivatalok és ügyintézés

Official Hungarian is a different register from the Hungarian of cafés and shops: more formal, more impersonal, and full of fixed phrases. This chapter gives you the survival kit: taking a queue number, handing over documents, filling in a form, writing a polite official letter and understanding instructions like ki kell tölteni ("it must be filled in"). You will also revisit the polite conditional for letters (Megköszönném, ha …). Dialogs have no respelling line; the Hard words notes cover the difficult words, and the tables keep their respelling.

① At the Government Window — A kormányablakban

A: Jó napot kívánok! Miben segíthetek? Good day! How can I help?

B: Jó napot! Új lakcímkártyát szeretnék kérni, mert elvesztettem a régit. Good day! I'd like to ask for a new address card, because I've lost the old one.

A: Értem. Húzzon sorszámot, és foglaljon helyet! I see. Take a queue number and take a seat!

B: Melyik sorszámot húzzam? Which number shall I take?

A: Az „Okmányügyek” gombot nyomja meg. Press the "Documents" button.

B: Köszönöm. Mennyit kell várni? Thank you. How long will I have to wait?

A: Körülbelül tíz percet. A kijelzőn látja a sorszámát. About ten minutes. You can see your number on the display.

Hard words: lakcímkártya LAWK-tseem-kahr-tyaw · elvesztettem EHL-vehs-teht-tehm · sorszámot SHOR-sah-mot · foglaljon FOG-lawy-yon · okmányügyek OK-mahny-uedy-ehk · kijelzőn KIH-yehl-zeuun

② At the Desk — Az ügyintézőnél

A: Jó napot! Kérem a személyi igazolványát. Good day! May I have your ID card.

B: Tessék. Itt van az útlevelem is. Here you are. Here is my passport too.

A: Köszönöm. Ki kell töltenie ezt a nyomtatványt, és alá kell írnia. Thank you. You have to fill in this form and sign it.

B: Nyomtatott betűkkel kell írnom? Do I have to write in block letters?

A: Igen, kérem, nyomtatott nagybetűkkel. Yes, please, in block capitals.

B: Tessék, kész. Mi a következő lépés? Here, it's done. What's the next step?

A: Fizesse be az illetéket a pénztárnál, és hozza vissza a bizonylatot. Pay the fee at the cash desk and bring back the receipt.

Hard words: személyi igazolvány SEH-may-yih IH-gaw-zol-vahny · nyomtatvány NYOM-tawt-vahny · nagybetűkkel NAWDY-beh-tuuek-kehl · illeték IL-leh-tayk · bizonylat BIH-zony-lawt

③ A Phone Call — Telefonon érdeklődni

A: Polgármesteri Hivatal, jó napot kívánok! Town Hall, good day!

B: Jó napot! Szeretnék érdeklődni az ügyfélfogadásról. Good day! I'd like to ask about reception hours.

A: Természetesen. Hétfőn és szerdán nyolctól tizenhat óráig vagyunk nyitva. Of course. On Mondays and Wednesdays we're open from eight to four.

B: És pénteken? And on Fridays?

A: Pénteken csak tizenkét óráig fogadunk ügyfeleket. On Fridays we receive clients only until twelve.

B: Kell időpontot foglalni? Do I have to book an appointment?

A: Igen, az online időpontfoglalást ajánljuk, de telefonon is lehet. Yes, we recommend booking online, but you can also do it by phone.

Hard words: polgármesteri POL-gahr-mehsh-teh-rih · hivatal HIH-vaw-tawl · érdeklődni AYR-dehk-leud-nih · ügyfélfogadás UEDY-fayl-fo-gaw-dahsh · időpontfoglalás IH-deuu-pont-fog-law-lahsh

④ Helping with a Letter — Hivatalos levél

A: Segítesz megírni egy hivatalos levelet? Nem tudom, hogyan kezdjem. Will you help me write an official letter? I don't know how to begin.

B: Persze! Így kezdd: „Tisztelt Hölgyem! Tisztelt Uram!” Of course! Begin like this: "Dear Madam, Dear Sir!"

A: És ha nem tudom, ki olvassa? And if I don't know who will read it?

B: Akkor: „Tisztelt Hivatal!” Az jó. Then: "Dear Sir or Madam!" That's fine.

A: Hogyan kérjek valamit udvariasan? How do I ask for something politely?

B: Írd, hogy „Megköszönném, ha …” vagy „Szeretném kérni, hogy …”. Write "I would be grateful if …" or "I would like to ask that …".

A: És a vége? And the ending?

Hard words: hivatalos HIH-vaw-taw-losh · tisztelt TIS-telt · udvariasan UD-vaw-rih-aw-shawn · megköszönném MEHG-keu-seun-naym · szeretném kérni SEH-reht-naym KAYR-nih

⑤ Submitting an Application — A kérelem benyújtása

A: Jó napot! A kérelmemet szeretném benyújtani. Good day! I'd like to submit my application.

B: Hozta a szükséges iratokat? Did you bring the necessary documents?

A: Igen: a kitöltött űrlapot, a személyi igazolvány másolatát és a lakcímkártyát. Yes: the completed form, a copy of the ID card and the address card.

B: Az űrlaphoz csatolni kell egy fényképet is. A photograph has to be attached to the form too.

A: Itt van egy igazolványkép. Here is an ID photo.

B: Köszönöm. Az aláírás hiányzik. Írja alá itt, kérem. Thank you. The signature is missing. Sign here, please.

A: Bocsánat, elfelejtettem. Mikor lesz kész? Sorry, I forgot. When will it be ready?

Hard words: kérelmemet KAY-rehl-meh-meht · iratokat IH-raw-to-kawt · másolatát MAH-sho-law-taht · csatolni CHAW-tol-nih · igazolványkép IH-gaw-zol-vahny-kayp

⑥ A Long Wait — Hosszú várakozás

A: Képzeld, ma négy órát vártam a hivatalban! Guess what, today I waited four hours at the office!

B: Jaj, ne! Miért? Oh no! Why?

A: Elfelejtettem időpontot foglalni. Pedig online is lehetett volna. I forgot to book an appointment. And it could have been done online.

B: A legrosszabb, amikor hiányzik egy papír. The worst is when a paper is missing.

A: Nekem pont ez volt: a másolat hiányzott. That's exactly what happened to me: the copy was missing.

B: És most mi lesz? And now what happens?

A: Holnap visszamegyek az összes irattal, de előbb időpontot foglalok! Tomorrow I'll go back with all the documents, but I'll book an appointment first!

Hard words: hivatalban HIH-vaw-tawl-bawn · foglalni FOG-lawl-nih · legrosszabb LEHG-ros-sawbb · hiányzott HIH-ahny-zott · összes EUS-sehsh

🗝️ Key Phrases — Fontos kifejezések

Situation	Formal	Informal (te)	Say it (formal)
Where do I have to go?	Hová kell mennem?	same	HO-vah KEHLL MEHN-nehm
I'd like to submit an application.	Kérelmet szeretnék benyújtani.	same	KAY-rehl-meht SEH-reht-nayk BEH-nyooy-taw-nih
What documents do I need?	Milyen iratok kellenek?	same	MIH-yehn IH-raw-tok KEH-leh-nehk
Please fill in the form.	Kérem, töltse ki az űrlapot!	Töltsd ki az űrlapot!	KAY-rehm TEULT-sheh KIH AWZ UER-law-pot
Sign here, please.	Írja alá itt, kérem.	Írd alá itt!	EER-yaw AW-lah ITT KAY-rehm
Do I need an appointment?	Kell időpontot foglalni?	same	KEHLL IH-deuu-pon-tot FOG-lawl-nih
How long does it take?	Meddig tart az ügyintézés?	same	MEHD-dig TAWRT AWZ UEDY-in-tay-zaysh
I've lost my ID card.	Elvesztettem a személyi igazolványomat.	same	EHL-vehs-teht-tehm AW SEH-may-yih IH-gaw-zol-vah-nyaw-mawt
Here is the copy.	Itt a másolat.	same	ITT AW MAH-sho-lawt
Thank you for your help.	Köszönöm a segítségét.	Köszönöm a segítségedet.	KEU-seu-neum AW SHEH-geet-shay-gayt

✒️ Three Verbs — Három ige

Three paperwork verbs in the present tense. Each comes from a verb you already know plus a prefix: ki- (out), alá- (under) and be- (in), which is why they are written as one word (Hungarian Grammar 4, chapters 1 and 3).

	kitölteni (to fill in)	aláírni (to sign)	benyújtani (to submit)
én (I) AYN	kitöltök KIT-teul-teuk	aláírok AW-lah-ee-rok	benyújtok BEH-nyooy-tok
te (you) TEH	kitöltesz KIT-teul-tehs	aláírsz AW-lah-eers	benyújtasz BEH-nyooy-taws
ő, Ön EUU, EUN	kitölt KIT-teult	aláír AW-lah-eer	benyújt BEH-nyooyt
mi (we) MIH	kitöltünk KIT-teul-tuenk	aláírunk AW-lah-ee-runk	benyújtunk BEH-nyooy-tunk
ti (you, pl.) TIH	kitöltötök KIT-teul-teu-teuk	aláírtok AW-lah-eer-tok	benyújtotok BEH-nyooy-to-tok
ők (they) EUUK	kitöltenek KIT-teul-teh-nehk	aláírnak AW-lah-eer-nawk	benyújtanak BEH-nyooy-taw-nawk

📜 Instructions Without a Subject — Személytelen szerkezetek

Forms and notices rarely say "you". They use kell + infinitive with no ending, which reads as "it must be done" or "one must". With a particular person (a clerk talking to you) the infinitive takes a personal ending.

On a form or sign (impersonal)	To you (formal)	English
Az űrlapot ki kell tölteni.	Ki kell töltenie az űrlapot.	The form has to be filled in. / You have to fill in the form.
Alá kell írni.	Alá kell írnia.	It has to be signed. / You have to sign.
A kérelmet be kell nyújtani.	Be kell nyújtania a kérelmet.	The application has to be submitted. / You have to submit it.
Meg kell adni a lakcímet.	Meg kell adnia a lakcímét.	The address has to be given. / You have to give your address.

Two more patterns you will see on forms and websites: Kérjük, … ("We ask that you …"), as in Kérjük, töltse ki nyomtatott betűkkel. (Please fill in using block letters.), and the "can be done" adjectives, as in Az űrlap online is kitölthető. (The form can also be filled in online.) The prefix stays in front of kell in a plain statement and moves onto the infinitive after a question word: Hol kell aláírni? (Where do I sign?) Hungarian Grammar 4, chapters 4 and 6, explain both.

📄 Documents and Forms — Iratok és űrlapok

Document	Hungarian	Say it
ID card	személyi igazolvány	SEH-may-yih IH-gaw-zol-vahny
address card	lakcímkártya	LAWK-tseem-kahr-tyaw
passport	útlevél	OOT-leh-vayl
driving licence	jogosítvány	YO-go-sheet-vahny
tax card	adókártya	AW-doh-kahr-tyaw
health-insurance card	TAJ-kártya	TAWY-kahr-tyaw
certificate	igazolás	IH-gaw-zo-lahsh
copy	másolat	MAH-sho-lawt
photograph	fénykép	FAYNY-kayp

On a form	Hungarian	Say it
surname	családi név	CHAW-lah-dih NAYV
first name	utónév	U-toh-nayv
place and date of birth	születési hely és idő	SUE-leh-tay-shih HEHY AYSH IH-deuu
address	lakcím	LAWK-tseem
citizenship	állampolgárság	AHL-lawm-pol-gahr-shahg
mother's name	anyja neve	AW-nyaw NEH-veh
telephone number	telefonszám	TEH-leh-fon-sahm
date; signature	dátum; aláírás	DAH-tum; AW-lah-ee-rahsh

✉️ The Official Letter — A hivatalos levél

An official letter has a fixed shape: a greeting with an exclamation mark, a subject line, polite requests with the conditional, what is enclosed, and a formal close. Here is a model.

Budapest, 2026. november 5.

Tárgy: Lakcímkártya cseréje

Tisztelt Hivatal!

Szeretném kérni, hogy a mellékelt kérelmemet vizsgálják meg. A kérelemhez csatolva küldöm a személyi igazolványom másolatát. Megköszönném, ha tájékoztatnának az ügyintézés határidejéről.

Várom szíves válaszát.

Tisztelettel:
Kovács Anna

Phrase	Say it	English
Tisztelt Hölgyem / Uram!	TIS-telt HEUL-dyehm / U-rawm	Dear Madam / Sir!
Tisztelt Hivatal!	TIS-telt HIH-vaw-tawl	Dear Sir or Madam! (to an office)
Tárgy: …	TAHRDY	Subject: …
Szeretném kérni, hogy …	SEH-reht-naym KAYR-nih HODY	I would like to ask that …
Megköszönném, ha …	MEHG-keu-seun-naym HAW	I would be grateful if …
A kérelemhez csatolva küldöm …	AW KAY-reh-lehm-hehz CHAW-tol-vaw KUEL-deum	I enclose … with the application
Mellékelten …	MEHL-lay-kehl-tehn	Enclosed …
Várom szíves válaszát.	VAH-rom SEE-vehsh VAH-law-saht	I look forward to your reply.
Tisztelettel, / Köszönettel és tisztelettel,	TIS-teh-leht-tehl	Yours faithfully, / With thanks and respect,

The Polite Conditional in Letters In letters the -nék / -na conditional you met in Hungarian Basic Conversation 3, chapter 1 does the politeness work: Szeretném kérni (I would like to ask), Megköszönném, ha … (I would be grateful if …), Kérnék tájékoztatást (I would ask for information). The clause after ha ("if") takes the conditional too: ha tájékoztatna ("if you would inform me").

📖 Vocabulary — Szókincs

20 key words. Read the Hungarian first; each dialog ends with a short note on the new or tricky words (CAPITALS = the stressed first syllable).

#	Hungarian	Say it	English	Type
1	hivatal	HIH-vaw-tawl	office; authority	noun
2	kormányablak	KOR-mahny-aw-blawk	government service point	noun
3	űrlap	UER-lawp	form	noun
4	kérelem	KAY-reh-lehm	application, request	noun
5	irat	IH-rawt	document	noun
6	okmány	OK-mahny	official document	noun
7	aláírás	AW-lah-ee-rahsh	signature	noun
8	ügyintéző	UEDY-in-tay-zeuu	case officer, clerk	noun
9	határidő	HAW-tahr-ih-deuu	deadline	noun
10	illeték	IL-leh-tayk	fee, duty	noun
11	kitölteni	KIT-teul-teh-nih	to fill in	verb
12	aláírni	AW-lah-eer-nih	to sign	verb
13	benyújtani	BEH-nyooy-taw-nih	to submit	verb
14	igényelni	IG-nyay-lehn-nih	to apply for	verb
15	csatolni	CHAW-tol-nih	to attach, enclose	verb
16	elintézni	EHL-in-tayz-nih	to settle, arrange	verb
17	hivatalos	HIH-vaw-taw-losh	official	adj
18	szükséges	SUEK-shay-gehsh	necessary	adj
19	érvényes	AYR-vay-nyehsh	valid	adj
20	lejárt	LEH-yahrt	expired	adj

📰 Olvasás — Reading

Read the text slowly, then check the word list underneath.

Anna elvesztette a személyi igazolványát, ezért a kormányablakban újat kellett igényelnie. Előbb online időpontot foglalt, így nem kellett sokat várnia. A hivatalban húzott egy sorszámot, és tíz perc múlva sorra került. Az ügyintéző megkérte, hogy töltse ki a nyomtatványt, és adjon át egy igazolványképet.

Anna mindent kitöltött, de az aláírást elfelejtette. Az ügyintéző mosolygott, és megmutatta, hol kell aláírni. Az illetéket a pénztárnál kellett befizetni. Végül az ügyintéző azt mondta, hogy az új igazolvány nyolc napon belül elkészül, és postán érkezik.

Word	Say it	English
elveszít	EHL-veh-seet	loses (elvesztette = lost)
sorra kerül	SHOR-raw KEH-ruel	one's turn comes
mosolyog	MO-sho-yog	smiles
befizet	BEH-fih-zeht	pays in
végül	VAY-guel	finally
elkészül	EHL-kay-suel	gets ready, is finished
posta	POSH-taw	post, mail

True or false? Say the answer first, then click to check.

1. Anna lost her driving licence.

Show answer

False: she lost her személyi igazolvány (ID card).

2. She booked an appointment online first.

Show answer

True: online időpontot foglalt.

3. She forgot to sign the form.

Show answer

True: az aláírást elfelejtette.

4. The new ID will be ready in a month.

Show answer

False: nyolc napon belül (within eight days).

Real Hungarian Tip — The Government Window The kormányablak ("government window") is a one-stop office where many official matters are handled: ID cards, address cards, driving licences and more. Most offices run an online appointment system (időpontfoglalás), and a queue-number machine for walk-ins. Bring your ID and copies of any documents, and check the reception hours (ügyfélfogadás) before you go, as they are often shorter than shop hours.

Name Order on Forms Hungarians put the family name first: the forms ask for családi név (surname) and then utónév (first name), and a name is written Kovács Anna in official documents. In a letter's signature you may see either order, but on forms follow the field labels. Forms also ask for the mother's name (anyja neve) and the place of birth, which is standard in Hungary.

Letters: Punctuation and Dates An official greeting ends with an exclamation mark (Tisztelt Hivatal!) and the next line starts with a capital. Dates are written year first, then the month in words, then the day with a full stop: 2026. november 5. The close is Tisztelettel; between friends Üdvözlettel or Szia is enough.

Grammar Pointer Kell with a personal infinitive is explained in Hungarian Grammar 3, chapter 5. The position of the prefix in Ki kell tölteni and Hol kell aláírni? is in Hungarian Grammar 4, chapter 4, and the adjectives in -ható / -hető (kitölthető) in Hungarian Grammar 4, chapter 6.

✍️ Try It Yourself — Gyakorlatok

Say each answer out loud first, then click to check.

1. Say "I'd like to submit an application."

Show answer

Kérelmet szeretnék benyújtani.

2. Ask "What documents do I need?"

Show answer

Milyen iratok kellenek?

3. Say impersonally: "The form has to be filled in."

Show answer

Az űrlapot ki kell tölteni.

4. A clerk tells you: "You have to sign here."

Show answer

Itt alá kell írnia.

5. How do you start a letter to an unknown office?

Show answer

Tisztelt Hivatal! (or Tisztelt Hölgyem / Uram!)

6. Say "I would be grateful if you informed me."

Show answer

Megköszönném, ha tájékoztatna.

Coming Up in Chapter 5 Learning and education: courses, studying and exams, tanulni against megtanulni, and óta, -ig, -ra for time.